Rechnungen
Teil von Buchhaltungsanbieter für kleine Unternehmen: Leistungsumfang, Betreuung und Vertrag prüfen
Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsanbieter prüfen: Nachweise, Kennzahlen, Vertragsende
Buchhaltungsanbieter prüfen: Nachweise wie BWA und Kontenplan, Kennzahlen wie Buchungsrückstand, Kündigungsfristen von 1 bis 3 Monaten und Beispielkosten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- NachweiseBWA, Summen- und Saldenliste, Kontenplan, Belegliste, Prüfberichte.
- KennzahlenBuchungsrückstand in Tagen, offene Belege, Fristentreue.
- Auffälligkeiten kommen mit Datum und Klärungsfrage ins Monatsprotokoll.
- Kündigungsfristen liegen in vielen Verträgen bei einem bis drei Monaten.
- Beispielkosten50 bis 200 Euro netto pro Monat zzgl. 19 Prozent MwSt.
Nachweise, die monatlich vorliegen müssen
Die laufende Kontrolle beginnt bei den vereinbarten Liefergegenständen. Bei kleinen Unternehmen sind fünf Unterlagen jeden Monat vollständig zu prüfen:
Fünf Pflichtnachweise pro Monat
- BWA mit Vorjahresvergleich
- Summen- und Saldenliste
- Kontenplan mit bebuchten Konten
- Liste offener Belege und Posten
- Prüfberichte und Sicherheitsmeldungen
Fehlt eine dieser Unterlagen, ist das ein Befund. Er gehört mit Datum und Nachfassfrist ins Protokoll. Fehlende Nachweise sind kein Formfehler, sondern ein häufiger Streitpunkt am Vertragsende.
Zwei Nachweise werden oft übersehen: die Kontenabstimmung und die Liste der noch fehlenden Belege. Beide gehören in dieselbe Übersicht. Erst damit lässt sich der Buchungsrückstand des nächsten Monats erklären.
Der Kontenplan muss zur eigenen Buchführung passen. § 238 HGB zur Buchführungspflicht verlangt, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Ein Kontenplan, der das nicht zulässt, ist ein Mangel der Zusammenarbeit.
Für die Belegprüfung gilt zusätzlich die Form. § 14 UStG zu den Pflichtangaben der Rechnung nennt unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag. Eine Belegliste ohne diese Felder lässt sich nicht kontrollieren.
Kennzahlen: Buchungsrückstand und Fristen
Vier Kennzahlen reichen für den laufenden Bericht. Gesetzliche Tagesgrenzen gibt es nicht, die Schwellenwerte legt das Unternehmen selbst fest.
| Kennzahl | Messung | Eigener Schwellenwert |
|---|---|---|
| Buchungsrückstand | Tage zwischen Belegdatum und Buchung | mehr als 10 Tage |
| Offene Belege | Anteil am Monatsvolumen | mehr als 5 Prozent |
| Fristentreue | Abgabetermine und Zahlungen | jede verspätete Frist |
| Nachweise | fehlende Berichte je Quartal | ein fehlender Bericht |
Der Buchungsrückstand ist ein Indikator, kein Rechtsbegriff. § 146 AO zur zeitgerechten Buchführung verlangt, dass Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Fristen betreffen beide Seiten. Abgabetermine für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Sozialversicherung liegen beim Unternehmen, die Buchungen dafür beim Anbieter. Verstreicht ein Termin, ist zu dokumentieren, wann welcher Beleg übergeben wurde.
Ein Monatsprotokoll mit sechs Zeilen genügt: Zahlungseingänge, Kostenarten, Abweichung, offene Belege, gemeldete Vorfälle, fehlende Nachweise. Die Beträge stammen aus den eigenen Kontobewegungen, nicht aus der Anbieterauswertung.
Steigt der Rückstand über den eigenen Schwellenwert, ist die Ursache zu klären. Oft fehlen Belege im Unternehmen, nicht beim Anbieter.
Rechenbeispiel: laufende Kosten prüfen
Beispielrechnung für ein kleines Unternehmen: Der Anbieter berechnet 120 Euro netto pro Monat. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 22,80 Euro Steuer und 142,80 Euro brutto.
Am oberen Rand des Rahmens stehen 200 Euro netto pro Monat, also 38 Euro Umsatzsteuer und 238 Euro brutto. Der Rahmen für die laufende Buchhaltung kleiner Unternehmen liegt bei 50 bis 200 Euro netto pro Monat zzgl. 19 Prozent MwSt.
Im Jahr stehen bei 120 Euro monatlich 1.440 Euro netto und 1.713,60 Euro brutto in den Büchern. Das vertraglich vereinbarte Entgelt wird monatlich gegen die Rechnung des Anbieters gestellt. Abweichungen bei Positionen, Zusatzleistungen oder Jahresentgelten gehören ins Protokoll.
Ob Jahresabschluss und Lohnabrechnung im Monatspreis enthalten sind, steht im Vertrag und ist eine eigene Prüffrage.
Kündigungsfristen und geordnetes Vertragsende
Viele Verträge sehen Kündigungsfristen von einem bis drei Monaten vor, oft zum Quartalsende. Frist und Empfänger stehen im Vertrag, nicht in einer Verordnung.
- Kündigungstermin rückwärts aus der Frist berechnen und notieren.
- Datenrückgabe mit Format und Termin schriftlich verlangen.
- Übergabeprotokoll mit Belegliste und offenen Posten erstellen.
- Löschbestätigung und Nachweis der Aufbewahrung einholen.
Die Kündigung sollte nachweisbar zugehen. Ein Einschreiben oder eine Bestätigung des Anbieters belegt den Zugang, falls über das Vertragsende gestritten wird.
Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Unternehmen. § 257 HGB zu den Aufbewahrungsfristen nennt Fristen von sechs und zehn Jahren für Handelsbücher, Belege und Rechnungen.
Nach dem Wechsel muss der Zugriff auf alle Unterlagen ohne Mitwirkung des alten Anbieters möglich sein. Fehlt ein vollständiger Export, ist das ein Mangel der Vertragsdurchführung.
Häufige Fragen
Welche Nachweise gehören in die monatliche Prüfung?
BWA, Summen- und Saldenliste, Kontenplan, Liste offener Belege sowie Prüfberichte und Sicherheitsmeldungen. Fehlt eine Unterlage, wird sie mit Datum und Frist nachgefasst.
Wie hoch darf der Buchungsrückstand sein?
Eine gesetzliche Tagesgrenze gibt es nicht. § 146 AO verlangt zeitgerechte Buchungen. Ein eigener Schwellenwert von zehn Tagen ist eine praktikable Prüfgrenze.
Welche Kündigungsfristen sind üblich?
Ein bis drei Monate, häufig zum Quartalsende. Maßgeblich ist die Klausel im eigenen Vertrag, deshalb gehören Frist und Kündigungstermin in den Kalender.
Was kostet die laufende Buchhaltung?
Für kleine Unternehmen liegt der Rahmen bei 50 bis 200 Euro netto pro Monat zzgl. 19 Prozent MwSt. Die konkrete Höhe steht im Vertrag und wird gegen die Rechnung geprüft.
Was ist vor einer Vertragsverlängerung zu prüfen?
Preis, Leistungsumfang und Kündigungsfrist. Änderungen am Umfang gehören schriftlich in den Vertrag.
