Buchhaltungsanbieter für kleine Unternehmen: Leistungsumfang, Betreuung und Vertrag prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

Zuerst das Rechenwerk, dann die Anbietersuche

Die Wahl des Buchhaltungsanbieters beginnt beim eigenen Zahlenwerk. Wer bilanzieren muss, braucht einen anderen Leistungsumfang als eine Freiberuflerin, die nur die Einnahmenüberschussrechnung abgibt.

Die Pflicht zur Buchführung nach § 238 HGB trifft jeden Kaufmann, und die Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Die Vorgaben des § 146 AO verlangen Buchungen, die zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. An beiden Normen messen Sie später die Arbeit des Anbieters.

Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG bleibt Freiberuflern, Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb der gesetzlichen Schwellenwerte vorbehalten. Bilanzierende Betriebe stellen dagegen GuV und Bilanz auf. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, muss die Umstellung mitten im Jahr vorbereiten, nicht erst zum Jahreswechsel.

Aus dem Rechenwerk folgen die Rechnungsanforderungen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG muss der Anbieter in seiner Software abbilden. Prüfen Sie am eigenen Rechnungsmuster, ob das System alle Ihre Rechnungsarten korrekt ausgibt.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis. Das vereinfacht die Rechnungsstellung, verkürzt aber keine Aufbewahrungsfrist. Für die Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB gilt: sechs Jahre für empfangene Handelsbriefe, zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.

Notieren Sie zum Schluss eine Zeile für Ihre Entscheidungsunterlage: Welches Rechenwerk führen Sie, und wer unterschreibt den Abschluss?

Die wichtigsten Buchhaltungsanbieter im Vergleich

Fünf Anbieter decken das Feld für kleine Unternehmen weitgehend ab. Die Tabelle ordnet Schwerpunkt, Betreuungsweg und Abrechnungslogik.

DATEV ist eine Genossenschaft der Steuerberater und stellt vor allem Kanzleisoftware bereit. Mandanten erhalten ihre Auswertungen in der Regel über die Kanzlei, die das System bedient. Ohne Kanzlei ist der Zugang zu den meisten DATEV-Produkten nicht vorgesehen.

Lexware gehört zur Haufe Group und bündelt mit Lexware Office, Buchhalter und lohn+gehalt mehrere Bausteine für kleine Betriebe. sevdesk arbeitet als Cloud-Lösung mit Belegerfassung, Rechnungserstellung und Bankabgleich. Beide Anbieter sehen einen Zugang für die Kanzlei vor.

BuchhaltungsButler ist auf Automatisierung und Schnittstellen ausgelegt und wird häufig von Kanzleien und Buchhaltungsabteilungen genutzt. Accountable richtet sich an Freiberufler und Selbstständige und verbindet ein Abo mit steuerlicher Betreuung.

Ordnen Sie die Anbieter nach Ihrem Profil. Wer wenige Belege hat und keine Bilanz braucht, findet im Plattformmodell den einfacheren Einstieg. Wer Lohn abrechnet und bilanziert, ist mit einer Kanzlei gut bedient, die DATEV oder BuchhaltungsButler nutzt.

Prüfen Sie jede Angabe im aktuellen Angebot. Die Tabelle beschreibt Schwerpunkte und Preislogik, keine Listenpreise. Produktnamen, Paketgrenzen und Belegkontingente ändern sich, deshalb gehört die konkrete Staffel in Ihre Entscheidungsunterlage.

Beispielrechnung: 50 bis 300 Euro netto pro Monat

Die folgende Rechnung ist eine Annahme zur Kalkulation, keine Preisliste eines Anbieters. Angesetzt werden ein unteres Szenario mit 50,00 Euro netto und ein oberes Szenario mit 300,00 Euro netto monatlich.

Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen mindert die Umsatzsteuer nur die Liquidität, nicht den Aufwand. Kleinunternehmer nach § 19 UStG können die Vorsteuer nicht abziehen, für sie zählt der Bruttobetrag. Rechnen Sie beide Werte aus, bevor Sie Angebote vergleichen.

Leistungsumfang abgrenzen: vier Arbeitspakete mit Prüffrage

Die meisten Auswahlfehler entstehen bei der Leistungsbeschreibung, nicht bei der Anbieterliste. Teilen Sie den Auftrag in vier Pakete und notieren Sie zu jedem Paket eine Frage, die im Vertrag beantwortet sein muss.

Ein Anbieter, der eine BWA zusagt, sollte Lieferrhythmus und Format nennen. Die vierte Spalte ist der Kern der Tabelle: Jede Zeile endet mit einer Frage, die vor der Unterschrift schriftlich beantwortet sein muss.

Zusatzpositionen werden gern unterschätzt. Klären Sie, wer Belege nachfordert, wie viele Rückfragen im Monat enthalten sind und ab welcher Belegmenge ein höherer Tarif greift.

Sonderfälle gehören ausdrücklich in die Leistungsbeschreibung. Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und die Vorbereitung des Jahresabschlusses werden häufig getrennt berechnet.

Mandantenbetreuung: Wer meldet sich bei Rückfragen?

Steuerliche Beratung ist der Kanzlei vorbehalten. Viele Plattformen arbeiten deshalb mit Kanzleien zusammen oder binden Steuerberater in das Produkt ein. Fragen Sie nach, wer haftet, wenn eine Frist versäumt wird.

Der DIHK bündelt die Themenfelder der IHK-Organisation, in denen auch Steuer- und Digitalisierungsthemen bearbeitet werden. Vor Ort ist die Kammer eine mögliche Anlaufstelle für eine Zweitmeinung zur eigenen Rechnungswesenorganisation. Wie die Kammern und ihr Dachverband aufgestellt sind, beschreibt der Überblick zur IHK-Organisation.

Vertragsart, Übergabe und laufende Kontrolle

Der Vertrag entscheidet, ob die Auswahl trägt. Ein Dienstvertrag schuldet eine Tätigkeit, ein Werkvertrag ein fertiges Ergebnis. Für die laufende Buchführung passt eher der erste Typ, für den Jahresabschluss mit festem Termin der zweite.

Prüfen Sie im Vertrag mindestens diese Punkte:

Preisanpassungsklauseln verdienen einen zweiten Blick. Eine jährliche Anpassung von fünf Prozent verändert die Kalkulation über zwei Jahre spürbar. Legen Sie fest, woran die Anpassung gebunden ist und wie Sie widersprechen können.

Planen Sie eine Testphase. Lassen Sie rund 30 Belege im Zielsystem buchen und vergleichen Sie Kontierung und Auswertung mit Ihrer eigenen Rechnung. Erst danach kündigen Sie den Altvertrag.

Für die Übergabe gilt eine feste Reihenfolge. Vier Schritte genügen:

Für die laufende Zusammenarbeit genügt ein Monatsprotokoll. Notieren Sie den Abgleich eigener Zahlen mit der gelieferten Auswertung, offene Belege, offene Nachweise und die Frage für das nächste Gespräch. Ein Soll-Ist-Vergleich mit Vorjahreswerten zeigt Abweichungen früh.

Vor Vertragsende dokumentieren Sie die Datenrückgabe und lassen die Löschung bestätigen, einschließlich Sicherungskopien und Unterauftragnehmer. Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB laufen unabhängig vom Anbieterwechsel weiter.

Häufige Fragen

Muss ich als Freiberufler die Buchhaltung überhaupt abgeben?

Nein. Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG können Sie selbst erstellen. Ein Anbieter lohnt sich, wenn Belegmenge, Umsatzsteuerfragen oder Fristen Ihre Zeit übersteigen.

Reicht DATEV allein, oder brauche ich zusätzlich eine Kanzlei?

DATEV stellt Kanzleisoftware und Datenhaltung bereit. Ohne Kanzlei fehlt der Zugang, den die meisten DATEV-Produkte voraussetzen. Klären Sie vorher, welche Kanzlei Ihre Daten führt und welche Auswertungen Sie selbst erhalten.

Welcher Anbieter ist für Selbstständige am günstigsten?

Pauschal lässt sich das nicht sagen. Accountable, sevdesk und Lexware Office arbeiten mit Monatspaketen für Selbstständige. Vergleichen Sie die Paketgrenzen statt nur den Einstiegspreis und rechnen Sie mit dem Beispiel von 50 bis 300 Euro netto.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich wechsle?

Sie erhalten den Datenbestand in einem gängigen Format, etwa als Exportdatei für Buchungen und Belege. Vereinbaren Sie Frist, Format und Löschbestätigung im Vertrag und behalten Sie den Admin-Zugang.

Wie oft sollte ich die Auswertungen kontrollieren?

Monatlich ist der Regelfall, mindestens quartalsweise. Ein Soll-Ist-Vergleich mit Vorjahreswerten zeigt Abweichungen früh genug für eine Korrektur.