Rechnungen
Teil von Buchhaltungsanbieter für kleine Unternehmen: Leistungsumfang, Betreuung und Vertrag prüfen
Buchhaltung auslagern als Checkliste für Unterlagen, Fristen und Übergabe
Buchhaltung auslagern Checkliste: welche Unterlagen, welche Fristen monatlich, quartalsweise und jährlich gelten, wie die Übergabe abläuft und was sie kostet.
Das Wichtigste auf einen Blick
Buchhaltung auslagern: die Kernzahlen
- 10 JahreAufbewahrung Bücher und Belege
- 6 JahreAufbewahrung sonstige Unterlagen
- 0 bis 500 Euro nettoKosten der Übergabe
- 19 ProzentUmsatzsteuer auf die Kosten
- UnterlagenKontoauszüge, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Verträge, Lohnunterlagen, Kassen- und Bewirtungsbelege.
- Fristenmonatlich für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer, quartalsweise bei geringer Zahllast, jährlich für Abschluss und Steuererklärungen.
- Aufbewahrungzehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs Jahre für sonstige Unterlagen.
- ÜbergabeBelegliste, Datenexport, Vollmacht und Zugangsdaten gehören in ein Paket.
- Kosten0 bis 500 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.
Diese Unterlagen gehören in die Übergabemappe
Die Übergabe beginnt mit einer vollständigen Belegliste. Kontoauszüge aller Geschäftskonten gehören dazu, auch Konten bei Zahlungsdiensten und Kreditkartenabrechnungen. Fehlt ein Auszug, wird die Buchführung angreifbar, denn § 146 AO verlangt eine zeitgerechte und geordnete Buchführung.
Rechnungen brauchen Pflichtangaben nach § 14 UStG, damit der Vorsteuerabzug sicher bleibt. Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gleichermaßen. Nummerieren Sie fortlaufend und legen Sie jede Rechnung im Monat ihres Belegdatums ab.
Unterlagen für die Übergabemappe
- Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen, vollständig für jeden Monat
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen, jeweils mit Originalbeleg
- VerträgeMiete, Leasing, Versicherung, Darlehen, Arbeitsverträge
- LohnunterlagenStammdaten, Lohnsteuer-Anmeldungen, Sozialversicherungsnachweise, Fehlzeiten
- Kasse und ReisenKassenbuch, Zählprotokolle, Bewirtungsbelege, Fahrtenbuch
Verträge und Dauerbelege gehören nicht in den Monatsordner. Legen Sie Miet-, Leasing-, Darlehens- und Versicherungsverträge einmalig in einem Vertragsregister ab und ergänzen Sie nur Änderungen. Das Register verhindert, dass Kanzleien fehlende Unterlagen mehrfach anfordern.
Lohnunterlagen sind der sensibelste Teil der Übergabe. Enthalten sind Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Stammdaten der Beschäftigten, Angaben zu Fehlzeiten und die Nachweise zur Sozialversicherung.
Wer eine offene Ladenkasse führt, erstellt ein Kassenbuch und zählt den Bestand täglich oder wöchentlich.
Fristen: monatlich, quartalsweise und jährlich
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben, die Lohnsteuer-Anmeldung folgt demselben Rhythmus. Eine Dauerfristverlängerung verschiebt beide Termine um einen Monat.
Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich voranzumelden ist, richtet sich nach der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres. Bei geringer Zahllast genügt der quartalsweise Rhythmus, in Ausnahmefällen der jährliche.
Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Jährlich kommen Jahresabschluss, Steuererklärungen, Inventur und bei Kapitalgesellschaften die Offenlegung im Bundesanzeiger hinzu. Planen Sie intern drei bis fünf Werktage Vorlauf, damit die Kanzlei Rückfragen stellen kann.
Ein realistischer Zeitplan rechnet rückwärts: Vom Abgabetermin bleiben fünf Werktage Vorlauf für die Kanzlei, drei Werktage für Ihre eigenen Rückfragen und ein Werktag für den Belegversand.
Aufbewahrung: sechs, acht und zehn Jahre
Nach § 147 AO sind Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege und Rechnungen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre, für sonstige Unterlagen gilt eine Frist von sechs Jahren. § 257 HGB enthält für Kaufleute dieselben Vorgaben.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Die Pflicht bleibt auch nach dem Auslagern bestehen, der Dienstleister verwahrt die Belege nur im Auftrag.
Belege dürfen digital aufbewahrt werden. Bedingung ist, dass sie während der gesamten Frist lesbar gemacht werden können.
Fehlen Belege oder sind sie unlesbar, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Bei der Umsatzsteuer riskieren Sie zusätzlich den Vorsteuerabzug.
Übergabe in fünf Schritten
Ein klarer Ablauf verhindert, dass Belege doppelt erfasst oder Fristen versäumt werden.
- Umfang festlegenGesellschaften, Zeiträume, Konten und offene Posten benennen.
- Vollmacht erteilen und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO schließen.
- Datenexport anlegen: Buchhaltungsdatei, Kassenbuch, Lohnstammdaten, Anlagenverzeichnis.
- Zugänge einrichtenBank, Kassensystem und Portale, jeweils mit den nötigen Rechten.
- Testmonat vereinbaren und Übergabetermine schriftlich festhalten.
Die Vollmacht sollte zeitlich und sachlich begrenzt sein, etwa auf Bankauskünfte und die Vertretung gegenüber dem Finanzamt. Widerrufen Sie sie schriftlich, wenn der Auftrag endet.
Legen Sie vor der Übergabe ein Verzeichnis der offenen Posten an. So erkennen Sie später, ob Zahlungseingänge vollständig gebucht wurden.
Auskünfte zu Buchführungspflichten geben die regionalen Kammern; die IHK-Organisation bündelt sie bundesweit.
Beispielrechnung: Was die Übergabe kostet
Eine Kanzlei berechnet für die Einrichtung 250 Euro netto. Darauf fallen 19 Prozent Umsatzsteuer an, also 47,50 Euro. Der Bruttobetrag liegt bei 297,50 Euro.
Bei 500 Euro netto ergibt sich eine Umsatzsteuer von 95 Euro, brutto sind es 595 Euro. Manche Kanzleien rechnen die Übergabe mit 0 Euro ab, wenn der laufende Auftrag groß genug ist. Nicht enthalten sind laufende Monatskosten, Nachbuchungen für Vorjahre und Sonderleistungen wie Jahresabschlüsse.
Häufige Fragen
Welche Fristen muss ich beim Auslagern einhalten?
Monatlich: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer bis zum 10. Tag. Quartalsweise bei geringer Zahllast. Jährlich: Jahresabschluss, Steuererklärungen und Offenlegung.
Reicht es, Belege einmal im Jahr zu übergeben?
Für die laufende Buchhaltung nein. Wer monatlich voranmeldet, muss Kontoauszüge und Rechnungen monatlich liefern. Ein jährlicher Rhythmus ist nur bei jährlicher Voranmeldung zulässig.
Wie lange muss ich Belege nach dem Auslagern aufbewahren?
Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist endet mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung.
Was kostet die Übergabe?
Je nach Aufwand zwischen 0 und 500 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Beispiel: 250 Euro netto ergeben 297,50 Euro brutto.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, sobald der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhält, etwa Lohnunterlagen. Artikel 28 DSGVO verlangt eine schriftliche Vereinbarung.
