Rechnungen
Teil von Rechnungsprogramme für kleine Betriebe: Auswahl und Kosten
Rechnungsprogramm wechseln: Datenexport, Testphase und Kündigungsfristen prüfen
Rechnungsprogramm wechseln: Kündigungsfristen, Testphasen, Export als CSV, DATEV und XML sowie Beispielkosten von 0 bis 500 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kündigungsfrist und Laufzeitende stehen im eigenen Vertrag, nicht in der Werbung des Wunschprogramms.
- Testphasen enden häufig nach 14 bis 30 Tagen automatisch, der Altvertrag läuft weiter.
- Der Datenexport erfolgt als CSV, DATEV oder XML und wird im Testkonto des neuen Systems geprüft.
- Die Umstellung kostet je nach Fremdleistung 0 bis 500 Euro netto, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer.
- Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Buchungsbelege bleiben nach dem Wechsel bestehen.
Zuerst den laufenden Vertrag prüfen
Der Wechsel beginnt im Vertragsordner, nicht beim Wunschprogramm. Drei Angaben entscheiden: Abrechnung monatlich oder jährlich, Laufzeitende und Kündigungsfrist.
Vertrag prüfen vor dem Wechsel
- Abrechnungmonatlich oder jährlich
- Laufzeitende im Vertrag nachsehen
- Kündigungsfristein bis drei Monate
- Form der Kündigung klären
- Versanddatum und Bestätigung notieren
- Teststart in die Kündigungsfrist legen
Prüfen Sie auch die Form der Kündigung. Manche Anbieter verlangen eine Erklärung im Kundenkonto, andere Schriftform per Post. Notieren Sie Versanddatum, Empfänger und die Bestätigung. Was bei einer nicht bestätigten Kündigung oder einer strittigen Rechnung zu tun ist, beschreibt die Verbraucherzentrale unter Probleme mit Verträgen und Rechnungen.
Testphase und Vertrag sind zwei getrennte Termine, und nur der Vertrag beim alten Anbieter verlangt eine eigene Kündigung. Viele Programme lassen sich 14 bis 30 Tage kostenlos testen, danach greift der Abopreis des neuen Systems. Legen Sie den Teststart so, dass die Testphase bis zum Vertragsende trägt und der Datenexport vollständig in die Kündigungsfrist fällt.
Datenexport: CSV, DATEV und XML
Drei Formate decken die meisten Wechsel ab. CSV liefert Kunden, Artikel und offene Posten als Tabelle. DATEV-Formate übergeben die Buchhaltung an die Kanzlei. XML überträgt strukturierte Rechnungen, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung. Klären Sie vorher, welche Formate das neue Programm einliest.
Exportieren Sie getrennt nach Journal, Stammdaten, Belegen und offenen Posten. Prüfen Sie die Dateien, solange der Zugang noch offen ist: Kopfzeilen, Umlaute, Datumsformat und Summen. Ein Probelauf im Testkonto zeigt Lücken früher als jede Liste.
Kontrollieren Sie, ob Belege mitwandern. Rechnungen als PDF-Datei und die zugehörigen Buchungssätze müssen zusammenpassen. Ein Export ohne Belege erzeugt später Nacharbeit, weil Zuordnungen fehlen.
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen regelt § 147 AO. Bücher sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht. Halten Sie Rechnungen deshalb zusätzlich in einem eigenen Archiv vor, unabhängig vom Programm.
Beispielrechnung: Kosten der Umstellung
Der Aufwand hängt von Datenmenge, Modulen und Fremdleistung ab, planen Sie den Wechsel als Projekt mit festen Stunden und einem Puffer. Der Bitkom bündelt unter dem Thema Digitale Transformation Hinweise zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, hilfreich bei der Entscheidung, welche Abläufe künftig im neuen Programm laufen.
| Position | Annahme | Betrag netto |
|---|---|---|
| Datenexport im alten System | Eigenleistung, zwei Stunden | 0,00 Euro |
| Datenimport und Kontenabgleich | Dienstleister, drei Stunden zu 80 Euro | 240,00 Euro |
| Schulung im neuen Programm | zwei Stunden zu 75 Euro | 150,00 Euro |
| Prüfung des Kontenrahmens | Steuerkanzlei, eine Stunde zu 100 Euro | 100,00 Euro |
| Summe | 490,00 Euro | |
| Umsatzsteuer 19 Prozent | 93,10 Euro | |
| Bruttobetrag | 583,10 Euro |
Zeitplan bis zum Vertragsende
- Kündigung nach den Vertragsdaten absenden, die Bestätigung ablegen und den Teststart so legen, dass die Testphase bis zum Vertragsende reicht.
- Datenexport als CSV, DATEV und XML erstellen und auf einem eigenen Datenträger sichern.
- Dateien in das Testkonto einlesen, Summen, offene Posten und Rechnungsnummernkreis abgleichen.
- Schulung, Übergabe an die Kanzlei und endgültigen Wechsel in die letzte Woche legen.
Kritisch ist der letzte Tag. Viele Anbieter löschen Daten nach Vertragsende, ein späterer Export ist dann nicht möglich. Prüfen Sie deshalb den Zugang einige Tage vorher und sichern Sie die Dateien außerhalb des Programms. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB enden mit der Kündigung nicht.
Dokumentieren Sie jeden Schritt mit Datum. Bei Streit über Kündigung oder Datenzugang hilft eine einfache Liste mehr als jede Erinnerung. Die Bestätigung des Anbieters gehört in den Vertragsordner.
Häufige Fragen
Wie lang ist die Kündigungsfrist beim Rechnungsprogramm?
Üblich sind ein bis drei Monate. Maßgeblich ist der eigene Vertrag: Bei monatlicher Abrechnung genügt oft ein Monat, bei Jahreslaufzeit endet der Vertrag zum Laufzeitende.
Muss ich die Testphase kündigen?
Nein, wenn der Anbieter sie automatisch enden lässt, was bei 14 bis 30 Tagen üblich ist. Der Vertrag beim alten Anbieter läuft davon unabhängig weiter und muss separat gekündigt werden.
Welche Exportformate brauche ich?
CSV für Tabellen, DATEV für die Kanzlei, XML für strukturierte Rechnungen. Fragen Sie das neue System, welche Formate der Import verarbeitet, und testen Sie den Import vor dem Vertragsende.
Was kostet der Wechsel?
Typisch sind 0 bis 500 Euro netto, je nach Fremdleistung. Wer Export und Import selbst erledigt, zahlt nichts.
Was passiert mit den Daten nach der Kündigung?
Exportieren Sie vor dem Vertragsende, weil Anbieter Konten danach schließen und Daten löschen können. Die Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO bleiben bestehen.
