Ausgaben erfassen bei Bewirtung, Reise und Arbeitsmitteln: Pflichtangaben und 70/30-Aufteilung

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Pflichtangaben braucht der Bewirtungsbeleg?

Wer Geschäftspartner einlädt, muss die Bewirtung nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG aufzeichnen. Auf dem Beleg stehen Ort und Tag, Name aller Teilnehmer, Anlass, Rechnungsbetrag, Name des Bewirtenden und Unterschrift. Fehlt die Unterschrift, erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an.

Übersteigt die Rechnung 250 Euro, gelten zusätzlich die Pflichtangaben aus § 14 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Bewirtung im Restaurant weist die Rechnung meist 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Ein amtlicher Vordruck ist nicht vorgeschrieben, die Angaben müssen aber vollständig und zeitnah notiert werden.

Getränke und Speisen werden gemeinsam erfasst. Steht auf der Rechnung nur ein Gesamtbetrag, reicht das für die Aufteilung.

Bei mehreren Teilnehmern notieren Sie jeden Namen einzeln. Pauschalangaben wie Mitarbeiter oder Kunden akzeptiert das Finanzamt nicht. Die Unterschrift leisten Sie direkt auf dem Beleg, nicht auf einem separaten Blatt.

Wie werden Bewirtungskosten aufgeteilt?

Von den Netto-Kosten zieht das Finanzamt 70 Prozent als Betriebsausgabe an, 30 Prozent sind nicht abziehbar. Die Vorsteuer folgt derselben Quote: nur 70 Prozent des Steuerbetrags sind abziehbar. Bei Speisen außer Haus und bei bestimmten Arbeitsmitteln gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Für Restaurantbewirtung berechnet der Gastwirt in der Regel 19 Prozent.

Die 30 Prozent buchen Sie auf ein eigenes Konto, damit die Summe am Jahresende stimmt. Bei der Umsatzsteuererklärung geben Sie nur den abziehbaren Teil an.

Rechenbeispiel: Kleinbetragsrechnung über 250 Euro brutto

Eine Bewirtungsrechnung lautet über 250 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Rechnung ist eine Kleinbetragsrechnung, weil der Betrag 250 Euro nicht übersteigt. Dann genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuersatz oder Steuerbetrag.

Die 250-Euro-Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Monat. Bei höheren Beträgen brauchen Sie die vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben.

Was gehört zu Reisekosten und Arbeitsmitteln?

Reisekosten: Für Dienstreisen erfassen Sie Reisenden, Reiseziel, Reisezeitraum, Reisezweck und alle Einzelbelege. Verpflegungspauschalen von 28 Euro für volle Tage und 14 Euro für An- und Abreisetage ersetzen den Einzelnachweis für Mahlzeiten. Bei Auslandsreisen gelten die Pauschalen des Bundesfinanzministeriums.

Arbeitsmittel: Rechnung mit Pflichtangaben nach § 14 UStG, Datum, Händler, Artikel, Steuersatz und betriebliche Nutzung. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto schreiben Sie im Jahr des Kaufs voll ab. Bei gemischter Nutzung teilen Sie die Kosten nach betrieblichem Anteil auf. Ein Laptop mit 60 Prozent betrieblicher Nutzung wird zu 60 Prozent erfasst.

Kleine Unternehmen ohne Vorsteuerabzug erfassen die Bruttobeträge und beachten § 19 UStG. Bei Reisen in andere EU-Länder und bei grenzüberschreitenden Leistungen prüfen Sie zusätzlich die Angaben nach § 14a UStG. Für Arbeitsmittel gilt der Bruttopreis als Betriebsausgabe, wenn Sie zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind. Der Vorsteueranteil wird getrennt gebucht.

Wie erfasse ich die Ausgaben Schritt für Schritt?

Häufige Fragen

Reicht ein Kassenbon als Bewirtungsbeleg?

Nein. Der Kassenbon belegt nur die Zahlung. Für den Betriebsausgabenabzug brauchen Sie zusätzlich Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Ihre Unterschrift auf dem Bewirtungsbeleg.

Wie hoch ist der abziehbare Anteil bei Bewirtung?

70 Prozent der Netto-Kosten und 70 Prozent der Vorsteuer sind abziehbar. 30 Prozent der Kosten und der Steuer sind nicht abziehbar.

Wann gilt der Steuersatz von 7 Prozent?

Bei Speisen außer Haus und bei bestimmten Arbeitsmitteln wie Fachbüchern. Im Restaurant gilt für Speisen der Satz von 19 Prozent.

Muss ich Reisekosten mit Einzelbelegen erfassen?

Ja, für Übernachtung, Bahn, Flug oder Taxi. Für Verpflegung können Sie Pauschalen ansetzen, wenn die Voraussetzungen vorliegen.

Was ändert sich als Kleinunternehmer?

Sie ziehen keine Vorsteuer ab und erfassen Ausgaben mit Bruttobeträgen. Die Belegpflicht für Bewirtung, Reise und Arbeitsmittel bleibt bestehen. Details regelt § 19 UStG.