Rechnungen
Teil von Belegverwaltung im Unternehmen als Leitfaden für Ablage, Freigabe und Aufbewahrung
Belegverwaltung im Unternehmen: Anbieter für DMS und Scan prüfen
Belegverwaltung im Unternehmen: DMS- und Scan-Anbieter wie DocuWare, ELO und ecoDMS prüfen, Kriterien E-Rechnung, GoBD und Preise von 15 bis 150 Euro im Blick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Anbieter stehen zur AuswahlDocuWare, ELO, d.velop, ecoDMS und PaperOffice.
- Aufnahmekriterien sind E-Rechnung, GoBD und offene Schnittstellen.
- Beispielpreise15 bis 150 Euro netto pro Monat, zzgl. 19 Prozent MwSt.
- Vor dem Vertrag zählen ein Test mit eigenen Belegen und die Verfahrensdokumentation.
Fünf Anbieter für DMS und Scan im Überblick
DocuWare aus Germering bei München betreibt eine Cloud-Plattform, die Erfassung, Ablage und Workflow in Modulen bündelt. Abgerechnet wird im Abonnement, üblicherweise pro Nutzer und Baustein. Für dezentrales Scannen stehen eigene Clients für Multifunktionsgeräte bereit.
Fünf DMS-Anbieter im Vergleich
DocuWare
- Betrieb
- Cloud
- Modell
- Abo
- Fokus
- Workflow
- Sitz
- Germering
ELO
- Betrieb
- Server/Cloud
- Modell
- Abo/Partner
- Fokus
- ECM Suite
- Sitz
- Stuttgart
d.velop
- Betrieb
- Cloud
- Modell
- Abo
- Fokus
- ERP-Anbindung
- Sitz
- Gescher
ecoDMS
- Betrieb
- Lokal
- Modell
- Einmalkauf
- Fokus
- Lokalbetrieb
- Sitz
- –
ELO Digital Office aus Stuttgart liefert mit der ELO ECM Suite ein System, das auf eigenen Servern oder als Cloud-Variante läuft. Der Aufbau ist modular, die Einführung erfolgt meist über zertifizierte Partnerbetriebe.
d.velop aus Gescher im Münsterland richtet sein Dokumentenmanagement auf Cloud-Betrieb und die Anbindung an ERP- und Fachverfahren aus. Für Belegprozesse zählt die Verbindung zu Buchhaltung und Warenwirtschaft.
ecoDMS wird als Lizenz zum Einmalkauf angeboten und läuft lokal auf einem Server oder Arbeitsplatzrechner. Das passt zu Betrieben, die monatliche Gebühren und fremde Rechenzentren vermeiden wollen.
PaperOffice ist eine Windows-Lösung mit Schwerpunkt auf Scan-Erfassung, Belegerkennung und Archiv. Auch hier gibt es Lizenzmodelle zum Einmalkauf statt Abonnement.
Funktionsumfang, Nutzerzahlen und Preise ändern sich; maßgeblich ist das aktuelle Angebot des Anbieters.
Aufnahmekriterien: E-Rechnung, GoBD und Schnittstellen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht greift 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle übrigen. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Das DMS muss beide Formate einlesen, die Pflichtangaben nach § 14 UStG erkennen und die Datei unverändert speichern. Fehlt eines dieser Felder, entsteht bei der Buchung Nacharbeit.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen nachvollziehbare und unveränderbare Aufzeichnungen. Fragen Sie nach Verfahrensdokumentation, Änderungsprotokoll und der Möglichkeit, Korrekturen nur versioniert zu erfassen.
Aufbewahrungsfristen regelt § 147 AO. Buchungsbelege, deren Frist nach dem 31. Dezember 2024 beginnt, sind acht Jahre aufzubewahren; handelsrechtliche Pflichten laufen parallel. Ein Anbieter gehört nur dann auf die Liste, wenn er Exportformate und ein Löschkonzept nach Fristablauf bietet.
Schnittstellen entscheiden im Alltag: E-Mail-Eingang per IMAP, Anbindung von Multifunktionsgeräten, Export zu DATEV und eine REST-API für ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics. Lassen Sie die Verbindung zu Ihrem Buchhaltungsprogramm vorführen.
Preise: Beispielrechnung von 15 bis 150 Euro netto
Abo-Modelle liegen häufig zwischen 15 und 150 Euro netto pro Nutzer und Monat, je nach Modulen, Speicher und Betriebsart. Die Beispielrechnung zeigt die Wirkung der Umsatzsteuer von 19 Prozent.
| Monatspreis netto | Monatspreis brutto | Jahrespreis netto | Jahrespreis brutto |
|---|---|---|---|
| 15 Euro | 17,85 Euro | 180 Euro | 214,20 Euro |
| 150 Euro | 178,50 Euro | 1.800 Euro | 2.142 Euro |
Rechenweg: 15 Euro netto mal 1,19 ergibt 17,85 Euro brutto, 150 Euro netto ergeben 178,50 Euro brutto. Über zwölf Monate summiert sich das auf 180 beziehungsweise 1.800 Euro netto. Einmalkauf-Lizenzen wie bei ecoDMS und PaperOffice verursachen zusätzlich Kosten für Server, Backup und Betreuung.
Prüfliste für die Anbieterauswahl
- Belegarten und Mengen erfassenEingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbons und Verträge, jeweils pro Monat.
- E-Rechnung testeneine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei einlesen und die Felder gegen die Pflichtangaben prüfen.
- Buchführung abgleichenVerfahrensdokumentation, Änderungsprotokoll, Aufbewahrung und Löschkonzept schriftlich verlangen, orientiert an den Grundsätzen nach § 146 AO.
- Schnittstellen vorführen lassenImport aus E-Mail und Scanner, Export zu DATEV, API für das ERP.
- Testphase mit eigenen Belegen vereinbaren, vier bis acht Wochen, mit festen Preisen und Rückgabeoption.
Häufige Fragen
Welche Anbieter kommen für die Belegverwaltung infrage?
DocuWare, ELO, d.velop, ecoDMS und PaperOffice decken Cloud- und Lokalbetrieb ab. Die Wahl hängt von Nutzerzahl, ERP-Anbindung und Aufbewahrungskonzept ab.
Muss ein DMS XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?
Ja. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, 2027 und 2028 folgt die Ausstellungspflicht. Beide Formate müssen lesbar und archivierbar sein.
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
Maßgeblich sind die steuerlichen und die handelsrechtlichen Fristen. Für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist nach dem 31. Dezember 2024 beginnt, gilt eine achtjährige Frist.
Was kostet ein DMS für Belege?
Abo-Modelle liegen häufig zwischen 15 und 150 Euro netto pro Nutzer und Monat, zzgl. 19 Prozent MwSt. Einmalkauf-Lizenzen sind im Einstieg günstiger, verursachen aber Betriebskosten.
