Rechnungsprogramme für kleine Betriebe: Auswahl und Kosten

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Anbieter für kleine Betriebe den Markt prägen

Der Markt für Rechnungsprogramme ist in den vergangenen Jahren zusammengerückt. Fast alle Anbieter verbinden Rechnungsstellung, Belegerfassung, Bankabgleich und Buchhaltung in einer Oberfläche. Die Unterschiede liegen im Detail: Bedienung, Automatisierungsgrad, Preisstaffel und Offenheit für den Datenaustausch.

Lexware Office ist der Name der Software, die viele Betriebe als lexoffice kennen. Sie gehört zur Haufe Group und richtet sich an Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Teams. Rechnungen entstehen aus Aufträgen oder Zeiteinträgen, Belege werden per App oder Upload erfasst, die Buchhaltung läuft über die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04.

sevdesk stammt aus Osnabrück und verfolgt einen ähnlichen Ansatz. Auffällig sind die gestaffelten Tarife: Wer nur Rechnungen schreiben will, zahlt deutlich weniger als ein Betrieb, der Belege, Bank und Lohn in einem Paket abbildet. Für Handwerksbetriebe sind die mobile Belegerfassung und der Bankabgleich zentral.

BuchhaltungsButler setzt einen anderen Schwerpunkt. Die Software automatisiert die laufende Buchhaltung, ordnet Belege über Texterkennung vor und arbeitet mit Steuerberatern zusammen. Betriebe ohne eigene Buchhaltungserfahrung profitieren davon, zahlen aber für den Komfort.

FastBill kombiniert Rechnungsstellung mit Mahnwesen und Auswertungen. Verbreitet ist die Software bei Dienstleistern und Agenturen mit vielen wiederkehrenden Rechnungen. Kleine Pakete decken Rechnungen und Angebote ab, größere die Buchhaltung.

Hinzu kommen Zervant für einfache Rechnungen, Lexware buchhaltung als Desktop-Variante und DATEV für Betriebe mit enger Steuerberateranbindung. Wer neu startet, findet in der Cloud in der Regel den einfacheren Weg.

Die Wahl hängt außerdem vom Belegvolumen ab. Ein Handwerksbetrieb mit vielen Eingangsrechnungen braucht andere Funktionen als eine Beratung mit wenigen Ausgangsrechnungen. Prüfen Sie zuerst die eigene Menge, nicht das umfangreichste Paket.

Die Beträge sind gerundete Beispielpreise für Einstiegstarife und für Pakete mit Buchhaltung. Sie verstehen sich netto, ohne Umsatzsteuer, und ändern sich, wenn ein Anbieter seine Tarife anpasst oder nach Belegvolumen abrechnet.

Bevor Sie buchen, klären Sie zwei Punkte. Erstens die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Die meisten Programme exportieren nach DATEV, manche direkt in die Kanzleisoftware. Zweitens die Vertragslaufzeit: Monatliche Tarife sind teurer als Jahreszahlungen, dafür bleibt der Wechsel offen.

E-Rechnung, Bankanbindung und GoBD als Auswahlkriterien

Drei technische Fragen entscheiden darüber, ob ein Programm zum Betrieb passt. Wer sie vor der Buchung klärt, spart später einen Wechsel und Nacharbeit.

Bei der E-Rechnung gilt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen Rechnungen im B2B-Bereich im strukturierten Format empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betrug, und ab dem 1. Januar 2028 ohne Umsatzgrenze. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben ausgenommen.

Daraus folgt eine einfache Prüffrage: Kann das Programm E-Rechnungen erzeugen, einlesen und im strukturierten Ursprungsformat archivieren? Das XML ist aufbewahrungspflichtig, ein reines PDF genügt nicht. Wer heute nur PDF-Rechnungen verschickt, sollte den Umstieg dennoch vorbereiten.

Bei der Bankanbindung bindet der Zahlungsabgleich die meiste Zeit. Moderne Programme holen Kontoumsätze über Schnittstellen nach PSD2, ältere über FinTS oder HBCI. Wichtig sind mehrere Konten und Banken, ein täglicher Abruf und Regeln, die Umsätze automatisch Rechnungen zuordnen. Fehlt die Anbindung zur Hausbank, bleibt nur der CSV-Import.

Belegerfassung und Automatisierung entscheiden ebenfalls. Texterkennung, E-Mail-Eingang und Kameraerfassung bestimmen, wie viel Zeit die Erfassung kostet. Testen Sie mit dem eigenen Belegmix, weil Erkennungsraten je nach Format und Scanqualität schwanken.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen eine zeitgerechte, geordnete und nachvollziehbare Buchführung. Die Vorschrift des § 146 AO regelt diese Pflicht und bildet die Grundlage der GoBD. Ein Programm muss Belege unveränderbar speichern, Änderungen protokollieren und den vollständigen Export erlauben.

Achten Sie auf Nachvollziehbarkeit im Alltag. Wer eine Buchung ändert, muss den ursprünglichen Eintrag und den Grund erkennen können. Versionierungen, Journalfunktionen und Rollenrechte gehören deshalb auf die Prüfliste.

Die Verfahrensdokumentation ist der zweite Teil der GoBD. Sie beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden, und wer dafür zuständig ist. Viele Programme liefern Vorlagen, die sich an den eigenen Ablauf anpassen lassen. Das Finanzamt kann die Dokumentation im Rahmen einer Außenprüfung anfordern und im Zusammenhang mit der Buchführung prüfen.

Auch die Archivierung gehört in die Prüfliste. Die Aufbewahrungspflicht des § 257 HGB betrifft Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege. Eine Software, die Belege nur im eigenen Format ausgibt, bindet den Betrieb an den Anbieter.

Nach § 257 HGB sind die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Dazu zählen Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und ähnliche Unterlagen. Für die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen, also Buchungsbelege, gilt dagegen eine Frist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Für die Entscheidung vergleichen Sie zwei bis drei Kandidaten anhand von E-Rechnung, Bankanbindung, Export und Tarifpreis. Prüfen Sie diese Punkte jeweils im gewählten Tarif und mit den eigenen Belegen, denn der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Paket. Erweiterungen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Mahnwesen sind nur sinnvoll, wenn sie genutzt werden. Ein kleiner Betrieb fährt mit einem schlanken Paket und einer sauberen Buchhaltung oft günstiger.

Was Rechnungsprogramme kosten: Beispielrechnung

Preise für Rechnungsprogramme bewegen sich in einer breiten Spanne. Einfache Tarife für Rechnungen und Angebote beginnen bei rund 10 Euro netto pro Monat. Pakete mit Belegerfassung, Bankabgleich und Buchhaltung liegen häufig zwischen 25 und 60 Euro netto pro Monat.

Ein Rechenbeispiel: Ein Einzelunternehmer bucht ein Paket für 39 Euro netto pro Monat. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 7,41 Euro. Der Regelsteuersatz von 19 Prozent ist in § 12 Absatz 1 UStG festgelegt; er gilt nicht für alle Umsätze. Der Bruttopreis beträgt 46,41 Euro monatlich und 556,92 Euro im Jahr.

Diese Ausgabe mindert als Betriebsausgabe den Gewinn. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach § 15 UStG und ist möglich, sofern der Betrieb dazu berechtigt ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.

Einrichtungskosten kommen hinzu. Viele Anbieter liefern Datenimporte, Kontenrahmen und Vorlagen mit. Die eigentliche Arbeit bleibt beim Betrieb: Stammdaten, Kunden, Lieferanten, Nummernkreise, Steuersätze und Verfahrensdokumentation. Wer das auslagert, zahlt für Steuerberatung oder Systembetreuung häufig zwischen 0 und 500 Euro netto, abhängig von Belegbestand und Umfang.

Rechnen Sie mit vier bis zwölf Arbeitsstunden, wenn Sie die Umstellung selbst begleiten. Diese Zahl ist ein Erfahrungswert, kein Angebotspreis.

Zwei Kostenposten werden unterschätzt. Erstens Zusatzmodule wie Mahnwesen, Lohn, Zeiterfassung oder zusätzliche Nutzer. Zweitens der Wechsel, denn ein Umzug kostet Zeit, auch wenn der Export funktioniert.

Achten Sie auf die Abrechnungslogik. Manche Anbieter verlangen einen festen Monatsbetrag, andere staffeln nach Belegzahl oder Nutzerkonten. Eine jährliche Zahlung senkt den Monatspreis häufig, bindet aber für zwölf Monate.

Einrichtung und laufender Betrieb in fünf Schritten

Der Betrieb eines Rechnungsprogramms folgt einem Muster, das sich auf wenige Schritte verdichten lässt.

Der laufende Betrieb verlangt Routine. Belege sollten innerhalb weniger Tage erfasst werden, sonst wächst der Stapel und die Zuordnung wird unsicher. Ein fester Wochentag für den Bankabgleich verhindert, dass offene Posten liegen bleiben.

Für den Zugang gelten dieselben Regeln wie für andere Online-Dienste. Die BSI-Empfehlungen für Webanwendungen nennen unter anderem Transportverschlüsselung, sichere Authentifizierung und Protokollierung. Für Rechnungsprogramme heißt das: Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren, Rollen vergeben, alte Zugänge löschen.

Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Anbieterwechsel

Mit der Cloud wandert ein Teil der Buchhaltung zu einem Dienstleister. Die Verantwortung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aufbewahrung bleibt beim Betrieb. Das ist der Kern der GoBD und der Grund, warum Verträge und Nachweise wichtig sind.

Klären Sie vor der Buchung, wo die Daten liegen und wer darauf zugreift. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung gehört zum Standard. Ebenso eine Auskunft zum Serverstandort, zu Wartungsfenstern und zu Sicherungskopien.

Die Aufbewahrungsfristen stehen im Gesetz. Die Regelung des § 147 AO nennt die Fristen für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe. Für Buchungsbelege galt lange eine Frist von zehn Jahren, die zuletzt auf acht Jahre verkürzt wurde. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Daraus folgt ein Löschkonzept. Wer Belege nach Ablauf der Frist löscht, sollte den Vorgang dokumentieren und sicherstellen, dass keine steuerlich relevanten Daten betroffen sind. Einfacher ist es, die Löschung dem Programm zu überlassen und die Einstellungen dazu zu prüfen.

Zugriffsrechte und Sicherungen gehören zur Aufbewahrung dazu. Legen Sie fest, wer Belege sehen, ändern und exportieren darf. Prüfen Sie, ob der Anbieter Sicherungskopien anlegt und wie schnell Daten nach einem Ausfall wieder verfügbar sind.

Beim Hosting lohnt der Blick auf Sicherheitsnachweise. Die BSI-Empfehlungen zu Cloud-Computing beschreiben Anforderungen an Anbieter und die Risikobewertung. Mit dem C5-Testat bietet das BSI einen Prüfstandard, der über eine reine Zertifizierung hinausgeht. Ein Serverstandort in Deutschland oder der Europäischen Union erleichtert die Bewertung, ersetzt aber keine eigene Prüfung.

Ein Anbieterwechsel sollte vorbereitet sein. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, in welchen Formaten Belege, Buchungen und Stammdaten exportiert werden. Üblich sind CSV, PDF und DATEV-Formate. Fehlt ein vollständiger Export, steigt das Risiko, im laufenden Betrieb gebunden zu sein.

Auch die Verfügbarkeit ist ein Kostenfaktor. Bei einer Störung stockt die Rechnungsstellung. Wer monatlich viele Rechnungen schreibt, sollte die Ausfallzeiten der vergangenen Monate prüfen und einen Notfallweg festhalten, etwa eine einfache Rechnungsvorlage für den Ernstfall.

Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm passt für Einzelunternehmer mit wenigen Belegen?

Für wenige Belege im Monat reicht oft ein Einstiegstarif von Lexware Office oder sevdesk für 10 bis 20 Euro netto. Stehen Rechnungen im Vordergrund, genügt ein Rechnungspaket. Wächst die Belegzahl, lohnt der Umstieg auf ein Paket mit Bankabgleich und Buchhaltung.

Sind die genannten Preise netto oder brutto?

Alle genannten Preise sind netto. Die Anbieter rechnen 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu. Aus 39 Euro netto werden 46,41 Euro brutto pro Monat. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Betrieben ist die Umsatzsteuer kein dauerhafter Kostenfaktor.

Muss ich ab 2025 E-Rechnungen schreiben?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Bis dahin bleiben Papier und PDF mit Zustimmung des Empfängers möglich.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Für Buchungsbelege gilt eine Frist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, regelt § 147 AO, für Kaufleute ergänzend § 257 HGB.

Was passiert bei einem Anbieterwechsel mit meinen Daten?

Bietet das Programm einen vollständigen Export, lassen sich Belege und Buchungen in das neue System übertragen. Klären Sie vorher die Formate und ob der alte Anbieter das Archiv nach Vertragsende zugänglich hält. Fehlt ein Export, sollten Sie von einem Wechsel absehen oder ihn mit Unterstützung planen.