Ausgaben erfassen: Kategorien für kleine Betriebe prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

SKR03 und SKR04: zwei Aufbauweisen, ein Zweck

SKR03 und SKR04 sind die Kontenrahmen, die in kleinen Betrieben am häufigsten vorkommen. Der Unterschied liegt im Aufbau. SKR03 gliedert nach Prozessen: Wareneingang, Kostenarten, Abschluss. SKR04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip und ordnet Aufwendungen nach ihrer Stellung in der Gewinn- und Verlustrechnung.

DATEV stellt beide Kontenrahmen mit Sachkontenverzeichnis bereit und pflegt sie fort. Kleine Betriebe wählen den Rahmen, den die Steuerkanzlei oder das Buchhaltungsprogramm verwendet, damit Belege ohne Umrechnung passen. Die konkrete Kontonummer prüfen Sie im Sachkontenverzeichnis Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrer Steuerkanzlei, weil Zuordnungen zwischen Versionen wandern. Ob überhaupt eine Buchführungspflicht besteht, regelt die Buchführungspflicht nach § 238 HGB.

Die wichtigsten Ausgabenkategorien für kleine Betriebe

Wareneinkauf bündelt alles, was unmittelbar in die eigene Leistung oder in den Weiterverkauf geht. Für Lebensmittel, Bücher und bestimmte Blumen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für die meisten anderen Waren 19 Prozent.

Miete bleibt oft umsatzsteuerfrei, weil Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei ist. Dann enthält die Ausgabe keine Vorsteuer und wird brutto gebucht. Bei gewerblichen Mieten mit Umsatzsteuer liefert die Rechnung dagegen Vorsteuer.

Reisekosten trennen drei Vorgänge: Reisekosten des Unternehmers, Reisekosten der Arbeitnehmer und Verpflegungspauschalen. Für Pauschalen gibt es keine Rechnung und keine Vorsteuer.

Bewirtung ist der Sonderfall: Nur 70 Prozent der Kosten sind abziehbar, 30 Prozent nicht, und die Vorsteuer folgt derselben Quote. Die Rechnung muss Anlass, Teilnehmer und Ort enthalten.

Rechenbeispiele mit 19 und 7 Prozent Umsatzsteuer

Beispielrechnung für einen kleinen Betrieb, alle Beträge netto, sofern nicht anders angegeben:

Der Unterschied ist deutlich: Bei 7 Prozent fallen aus 250,00 Euro netto 17,50 Euro Umsatzsteuer an, bei 19 Prozent wären es 47,50 Euro.

Kategorien und Konten in fünf Schritten prüfen

Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug gefährdet; die Anforderungen stehen in den Pflichtangaben für Rechnungen nach § 14 UStG. Deshalb gehört die Rechnungsprüfung vor die Kontowahl. Wer Kategorien einmal festlegt und im Kontenrahmen verankert, bucht jeden weiteren Beleg in wenigen Minuten.

Zeitnahe Buchung, Fristen und Kleinunternehmer

§ 146 AO verlangt eine zeitgerechte und geordnete Buchführung mit Belegnachweis. Ausgaben zu sammeln und erst am Jahresende zu erfassen, widerspricht diesem Maßstab.

Die Fristen wurden 2025 verkürzt: Für Buchungsbelege gilt nach der Aufbewahrungsfrist des § 147 AO eine Frist von acht Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe werden sechs Jahre aufbewahrt. Prüfen Sie die Werte in der Einzelnorm, bevor Sie Belege vernichten.

Kleinunternehmer buchen ihre Ausgaben brutto und ziehen keine Vorsteuer. Die Grenzen liegen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird eine Grenze überschritten, greift im Folgejahr die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug.

Häufige Fragen

Welcher Kontenrahmen passt für einen kleinen Betrieb?

Nehmen Sie den Rahmen Ihrer Steuerkanzlei oder Ihres Buchhaltungsprogramms, meist SKR03 oder SKR04. Ein Wechsel lohnt nur mit klarem Grund, weil alle Kontonummern angepasst werden.

Wie viele Kategorien braucht eine kleine Buchhaltung?

Wareneinkauf, Raumkosten, Reise, Bewirtung, Bürobedarf und Fahrzeugkosten decken die meisten Fälle ab. Weitere Konten ergänzen Sie erst bei regelmäßigen Vorgängen.

Wie wird eine Bewirtungsrechnung gebucht?

Sie buchen 70 Prozent als Bewirtungskosten mit Vorsteuer und 30 Prozent als nicht abzugsfähigen Aufwand ohne Vorsteuer. Anlass, Teilnehmer und Ort notieren Sie direkt auf dem Beleg.

Muss jede Ausgabe sofort gebucht werden?

Ja, § 146 AO verlangt eine zeitgerechte Buchung, in der Praxis also monatlich.