E-Rechnung im Rechnungsprogramm prüfen: Formate, Umfang und Exportwege

Das Wichtigste auf einen Blick

Formate erkennen: XRechnung, ZUGFeRD und PDF/A-3

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Darstellungsteil. Sie gilt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und setzt die europäische Norm EN 16931 in einer deutschen Ausprägung um. Im Editor sehen Sie Feldnamen und Werte, keine Rechnungsansicht. Das Prüfprogramm liest diese Felder aus und zeigt sie als Maske an.

ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF/A-3-Dokument nach ISO 19005-3 mit eingebetteter XML-Datei. Die Norm erlaubt angehängte Dateien, deshalb reist die XML im sichtbaren PDF mit. Der sichtbare Teil dient der optischen Kontrolle, gebucht wird der XML-Teil. Legen Sie nur das PDF ohne Anhang ab, fehlen die Buchungsdaten.

Prüfen Sie zusätzlich das Profil. ZUGFeRD gibt es von MINIMUM bis EXTENDED. Steuerlich vollständig sind BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Ausstellen folgt gestaffelt bis Ende 2027 und Ende 2028. Das Bundesministerium der Finanzen fasst diese Übergänge in einem FAQ zur E-Rechnung zusammen.

Pflichtfelder und Prüfsummen: was das Programm abgleicht

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer. Hinzu kommen Menge, Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Bei grenzüberschreitenden Leistungen kommen die Angaben nach § 14a UStG hinzu, etwa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers. Diese Felder sollte Ihr Programm beim Import gesondert markieren, weil sie leicht in Freitextfeldern verschwinden.

Die Prüfung läuft zweistufig. Zuerst validiert das Werkzeug die Datei gegen die Schematron-Regeln und meldet fehlende Pflichtfelder oder unzulässige Codes. Danach rechnet die Buchhaltung nach: Prüfziffern von IBAN und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Summe aus Netto, Steuer und Brutto, Abgleich mit Bestellung und Lieferant.

Für den Formattest genügen kostenlose Werkzeuge. Der XRechnung-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) arbeitet die Schematron-Regeln ab. Mustang ist eine quelloffene Bibliothek für XRechnung und ZUGFeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stellt einen ZUGFeRD-Referenzvalidator bereit. Der Quba-Viewer zeigt PDF und XML nebeneinander.

Den Import in den Buchungsprozess übernehmen Programme wie DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevdesk oder SAP S/4HANA. Sie lesen XML und ZUGFeRD-PDF, prüfen Pflichtfelder und erzeugen einen Buchungsvorschlag. Eine Leitweg-ID braucht nur die Rechnung an eine öffentliche Stelle.

Exportwege: XML, CSV und die DATEV-Schnittstelle

Als Datei zählt XML oder CSV, für die Kanzlei kommt die DATEV-Schnittstelle hinzu. Ein Ausdruck ist kein Ersatz, weil die strukturierten Daten darin fehlen. Für Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID der empfangenden Stelle in den Datensatz.

Aufbewahrung und Kosten: acht Jahre, 0 bis 30 Euro netto

§ 147 AO verlangt zehn Jahre Aufbewahrung für Bücher und Abschlüsse, für Buchungsbelege acht Jahre. § 257 HGB nennt dieselben Fristen für Handelsbücher, Inventare und Buchungsbelege. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gebucht wurde. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit Anhang. Ein Ausdruck oder ein PDF ohne XML genügt nicht.

Das ist eine Beispielrechnung, keine Preisliste. Am Markt liegen Konverter und Prüfmodule zwischen 0 und 30 Euro netto pro Monat, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer. Auf das Jahr gerechnet sind das bis 428,40 Euro brutto. Die kostenlosen Validatoren ersetzen kein revisionssicheres Archiv. Fragen Sie beim Anbieter, ob Import, Validierung und Export im Tarif enthalten sind.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich eine gültige XRechnung?

Eine gültige XRechnung besteht aus XML, enthält Rechnungsart, Verkäufer und alle Pflichtfelder. Ein Validator meldet Fehler mit Positionsnummer, etwa ein fehlendes Leistungsdatum.

Muss ich das PDF oder die XML-Datei archivieren?

Beides. Pflichtig ist der strukturierte Datensatz, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML-Datei. Viele Programme legen zusätzlich die reine XML ab.

Was kostet ein Konverter?

Am Markt liegen die Kosten zwischen 0 und 30 Euro netto pro Monat, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer. Die genannten Validatoren sind kostenlos.

Reicht ein Ausdruck für das Finanzamt?

Nein. Wer eine E-Rechnung erhält, muss den strukturierten Datensatz acht Jahre aufbewahren. Nur so bleiben die Beträge maschinell prüfbar.