Offene Posten überwachen: Fälligkeitslisten, Mahnstufen und Dokumentation im Kleinbetrieb

Das Wichtigste auf einen Blick

Fälligkeitslisten: Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum trennen

Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum sind nicht dasselbe. Das Zahlungsziel ist die Frist auf der Rechnung, üblich sind 14, 21 oder 30 Tage ab Rechnungsdatum. Das Fälligkeitsdatum ist der konkrete Kalendertag, ab dem der Betrag offen ist.

Eine Fälligkeitsliste sortiert alle offenen Posten nach diesem Datum. Fünf Spalten genügen: Rechnungsnummer, Kunde, Bruttobetrag in Euro, Fälligkeitsdatum und Mahnstatus. Die Pflichtangaben, die aus jeder Rechnung in die Liste übernommen werden, stehen in § 14 UStG.

Kleinbeträge verschwinden in solchen Listen leicht. Ein Beleg über 5 Euro netto, also 5,95 Euro brutto, bindet Arbeitszeit wie eine Rechnung über 500 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 595 Euro brutto. Beide Fälle gehören in dieselbe Liste.

Offene Posten überwachen beginnt beim Zahlungsabgleich. Geht eine Teilzahlung ein, wird der Restbetrag mit eigenem Fälligkeitsdatum erfasst und nicht die ganze Rechnung als bezahlt markiert. Sonst fehlt später der Nachweis über die Restforderung.

Die Sortierung nach Kunden zeigt, wer dauerhaft zu spät zahlt. Die Sortierung nach Fälligkeitsdatum zeigt, was heute zu tun ist. Für den Mahnlauf ist die zweite Reihenfolge maßgeblich.

In Buchhaltungsprogrammen lässt sich die Liste als Report mit Fälligkeitsfilter ausgeben. Die Wiedervorlage sollte am gleichen Wochentag laufen, sonst bleibt eine Position über Wochen liegen. Eine Fälligkeitsliste ersetzt kein Mahnwesen, sie liefert nur die Reihenfolge.

Mahnstufen 1 bis 3 mit festen Fristen

Verzug tritt nicht von selbst ein. Nach § 286 BGB ist grundsätzlich eine Mahnung erforderlich; gegenüber Verbrauchern kommt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein.

Im Kleinbetrieb haben sich vier Stufen mit klaren Fristen bewährt:

Die Stufen unterscheiden sich im Ton und in der Frist, nicht im Rechenweg. Ab Mahnstufe 1 sollte jede Mahnung Rechnungsnummer, offenen Bruttobetrag und neue Frist nennen.

Der Ton ändert sich mit der Stufe, die Fristen werden kürzer. Zahlungsziel und Mahnfrist gehören beide in den Text, damit der Kunde den nächsten Termin kennt. Ein Telefonat ersetzt keine Mahnstufe, kann die dritte aber ersetzen, wenn eine Ratenzahlung schriftlich vereinbart wird.

Mahnkosten von 5 oder 10 Euro sind im Geschäftsverkehr üblich. Ihre Höhe ist gesetzlich nicht festgelegt, sie muss in der Mahnung als eigene Position ausgewiesen werden.

Verzugszinsen: 9 Prozent über dem Basiszinssatz

§ 288 BGB regelt die Höhe. Im Geschäftsverkehr liegt der Verzugszinssatz 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte. Bei einer Entgeltforderung kommen 40 Euro Pauschale hinzu.

Den Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli bekannt. Er ist Rechengrundlage, nicht der Zinssatz selbst. Zinsen laufen ab Verzug, nicht ab Fälligkeit.

Wer Zinsen fordert, nennt den angewandten Zinssatz, den Basiszinssatz und den Zeitraum ab Verzugseintritt. Eine kurze Aufstellung je Rechnung genügt, ein förmlicher Zinsbescheid ist nicht nötig.

Rechenbeispiel: 500 Euro netto bei 30 Tagen Verzug

Angenommen, der Basiszinssatz beträgt 2,27 Prozent. Der Verzugszinssatz liegt dann bei 11,27 Prozent. Eine Rechnung über 500 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt 595 Euro brutto. Bei 30 Tagen Verzug und 360 Zinstagen je Jahr: 595 Euro mal 11,27 Prozent geteilt durch 360 mal 30 ergibt rund 5,59 Euro.

Bei einem Kleinbetrag von 5 Euro netto, also 5,95 Euro brutto, sind es im selben Zeitraum rund 6 Cent. Der Aufwand für die Nachverfolgung ist identisch, der Zinsertrag nicht. Da sich der Basiszinssatz halbjährlich ändert, ist die Rechnung je Zeitraum neu aufzustellen.

Mahnungen dokumentieren und ablegen

Jede Mahnung braucht einen Protokolleintrag: Datum, Rechnungsnummer, offener Betrag, Mahnstufe, gesetzte Frist, Versandweg. Ohne diesen Eintrag lässt sich der Verlauf später nicht belegen. Das Datum kommt aus dem Programm, nicht aus der Handschrift.

Für die Ablage gilt § 257 HGB. Rechnungen zählen zu den Buchungsbelegen, Mahnschreiben zu den Handelsbriefen; der Gesetzestext staffelt die Fristen nach Unterlagenart.

Digital abgelegte Mahnungen brauchen denselben Nachweiswert wie Papier: klare Dateinamen mit Rechnungsnummer und Mahnstufe, unveränderte Speicherung und Zugriff nur für berechtigte Personen.

Ablauf in fünf Schritten:

Häufige Fragen

Ab wann darf gemahnt werden?

Sofort nach Ablauf des Zahlungsziels. Verzug tritt je nach Fall mit der Mahnung oder nach § 286 BGB auch ohne Mahnung ein.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Im Geschäftsverkehr 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte, bei Entgeltforderungen zusätzlich 40 Euro Pauschale.

Sind Mahngebühren gesetzlich festgelegt?

Nein. Beträge von 5 oder 10 Euro sind üblich, eine gesetzliche Höhe gibt es nicht. Die Kosten gehören als eigene Position in die Mahnung.

Müssen Mahnungen aufbewahrt werden?

Ja. Sie gelten als Handelsbriefe und unterliegen den Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB.

Reicht ein Feld mit dem Zahlungsziel?

Nein. Das Fälligkeitsdatum muss berechnet und getrennt gespeichert werden, sonst lässt sich die Liste nicht nach Dringlichkeit sortieren.