Rechnungen
Teil von Belegverwaltung im Unternehmen als Leitfaden für Ablage, Freigabe und Aufbewahrung
Belegverwaltung Checkliste: Fristen, Rechnungen, Ablage
Belegverwaltung Checkliste für kleine Unternehmen: Prüfen Sie Fristen, Rechnungsangaben, Zuständigkeiten, Datenschutz und die dauerhafte Ablage.
Belegverwaltung Checkliste: Arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach ab.
- Unterlagenart bestimmen und die zugehörige Aufbewahrungsfrist notieren.
- Bei einem Scan prüfen, ob die digitale Wiedergabe das Papier ersetzen darf und ob der Beleg lesbar und bildlich übereinstimmend ist.
- Rechnungen auf Pflichtangaben prüfen; fehlende Angaben nachfordern und die Klärung festhalten.
- Zuständigkeiten für Erfassung, Prüfung und Freigabe schriftlich festlegen.
- Zugriffe begrenzen und Schutzmaßnahmen sowie Sicherungskopien einplanen.
- Einen Ablageort und ein einheitliches Dateinamensschema wählen und jeden Beleg dort nachvollziehbar ablegen.
Wenn Sie ein Fristende festlegen müssen
Ordnen Sie zuerst die Unterlagenart zu und notieren Sie die zugehörige Dauer. Der Fristbeginn richtet sich nach dem gesetzlichen Anknüpfungspunkt der jeweiligen Unterlagenart: Nach § 147 Absatz 4 AO und § 257 Absatz 5 HGB beginnt die Frist mit Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa die letzte Eintragung in ein Buch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, ein Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder ein Buchungsbeleg entstanden ist. Die Tabelle fasst die genannten Aufbewahrungsfristen zusammen.
| Unterlagenart | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB |
| Buchungsbelege, darunter Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB |
| Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB |
Für eine Eingangsrechnung, die 2025 als Buchungsbeleg entstanden ist, endet die Achtjahresfrist am 31.12.2033. Maßgeblich ist das Entstehungsjahr des Buchungsbelegs, nicht ohne Weiteres das aufgedruckte Rechnungsdatum; bei anderen Unterlagenarten gilt der jeweilige gesetzliche Anknüpfungspunkt. Ältere Belege klären Sie im Einzelfall mit der Steuerberatung. Ein Praxisbeispiel für den Umgang mit Lieferantenrechnungen im Handwerk finden Sie hier.
- Faustregel: Erst die Unterlagenart bestimmen, dann das Fristende notieren.
Wenn Papier nach dem Scan ersetzt werden soll
Wenn Papier nach dem Scan ersetzt werden soll, prüfen Sie zuerst, ob die digitale Wiedergabe den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Nach § 147 Absatz 2 AO muss die bildliche Übereinstimmung gewahrt sein. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind von dieser Ersetzungsregel ausgenommen und dürfen nicht gleich behandelt werden.
Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell auswertbar sein. Stellen Sie die Auflösung so ein, dass Stempel, Unterschriften und Kleingedrucktes erkennbar bleiben, und kontrollieren Sie die Qualität stichprobenartig. Hinweise zu Scanner und Belegmanagement unterstützen die praktische Auswahl.
- Faustregel: Papier erst ersetzen, wenn Lesbarkeit und Anforderungen geprüft sind.
Wenn Sie eine Rechnung ablegen wollen
Wenn der Beleg eine Rechnung ist, prüfen Sie die Pflichtangaben vor der Ablage. § 14 Absatz 4 UStG nennt die erforderlichen Angaben. Kontrollieren Sie Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum und Rechnungsnummer sowie Angaben zu Leistung, Zeitpunkt, Entgelt und Steuer.
| Angabe | Zu prüfen |
|---|---|
| Beteiligte | Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger |
| Steuernummer | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden |
| Datum und Nummer | Ausstellungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer |
| Leistung | Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung |
| Zeitpunkt | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung |
| Entgelt | Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt |
| Steuer | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung |
Fehlt eine Angabe, fordern Sie eine korrigierte Rechnung an und vermerken Sie den Vorgang auf dem Beleg. Für die Archivierungsanforderungen geben die Hinweise zur GoBD-konformen Rechnungsarchivierung eine ergänzende Orientierung. Übernehmen Sie eine unvollständige Rechnung nicht kommentarlos in die Ablage; halten Sie die Klärung nachvollziehbar fest.
- Faustregel: Unvollständige Rechnungen nicht kommentarlos ablegen.
Wenn mehrere Personen denselben Beleg bearbeiten
Wenn mehrere Personen mit demselben Beleg arbeiten, bestimmen Sie vorab, wer ihn erfasst, fachlich prüft und freigibt. Legen Sie diese Reihenfolge schriftlich fest. Ab einer selbst bestimmten Betragsgrenze kann eine zweite Person gegenzeichnen; halten Sie zugleich pro Beleg fest, welche Personen beteiligt waren.
Ein nachvollziehbarer Bearbeitungsweg hilft, Zuständigkeiten zuzuordnen und später zu erkennen, wer einen Schritt ausgeführt hat. Ergänzende Hinweise zu Ablage, Freigabe und Aufbewahrung unterstützen die Ordnung des Ablaufs.
- Faustregel: Jeder Arbeitsschritt braucht eine zugeordnete Person.
Wenn Belege personenbezogene Daten enthalten
Wenn Belege personenbezogene Daten enthalten, planen Sie ein Rechtekonzept, Verschlüsselung und Sicherungskopien ein. Legen Sie fest, wer Zugriff erhält, statt Dateien für alle Beteiligten gleichermaßen zu öffnen. Damit verbinden Sie die Ablageentscheidung mit dem erforderlichen Schutz der enthaltenen Daten.
Zu den Sicherheitsmaßnahmen nach Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung zählen Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten. Nehmen Sie die Sicherung der Dateien in die Ablageplanung auf und prüfen Sie, welche Personen tatsächlich Zugriff benötigen. So berücksichtigen Sie Rechte und Schutzmaßnahmen, bevor das Archiv dauerhaft genutzt wird.
- Faustregel: Zugriffe begrenzen und Schutzmaßnahmen mitplanen.
Wenn Prüfung und Freigabe abgeschlossen sind
Wenn Prüfung und Freigabe erledigt sind, wählen Sie einen klaren Ablageort. Möglich ist eine Ordnerstruktur nach Jahr, Belegart und Monat oder ein System mit Volltextsuche. Jeder Beleg soll genau einmal vorhanden sein; vermeiden Sie abweichende Zweitfassungen. Der Vergleich DMS oder Ordnerstruktur unterstützt diese Wahl.
Für ein digitales System wählen Sie einen Dateinamen mit Datum, Belegart und Belegnummer, etwa 2025-03-14_Eingangsrechnung_Lieferant_0815.pdf. Das vorangestellte Datum erleichtert die Sortierung, die Belegnummer bleibt suchbar. Wenn diese Anforderungen feststehen, vergleichen Sie mögliche Anbieter für DMS und Scan.
- Faustregel: Ein Beleg, ein nachvollziehbarer Ablageort und ein einheitlicher Dateiname.
