Buchhaltungskosten vergleichen: Einheiten umrechnen

Das Wichtigste auf einen Blick

Buchungsposten, Belegvolumen und Abschlüsse trennen

Wer Buchhaltungskosten vergleichen will, findet in jedem Angebot Zahlen – doch selten dieselbe Bezugsgröße. Drei Größen bestimmen die Rechnung: Buchungsposten, Belegvolumen und Abschlüsse.

Buchungsposten sind einzelne Buchungssätze. Manche Anbieter rechnen je Beleg ab, andere je Buchungssatz. Ein Beleg mit zehn Positionen erzeugt bei der zweiten Zählweise zehn Posten.

Das Belegvolumen umfasst Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbons und Kontoauszüge. Nach § 238 HGB muss jeder Kaufmann Bücher führen und die Vermögenslage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich machen (Buchführungspflicht nach § 238 HGB).

Abschlüsse fallen jährlich an: Jahresabschluss, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz, dazu Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnabrechnungen. Klären Sie, welche dieser Positionen im Grundpreis liegen.

Aufbewahrung erzeugt Kosten. Nach § 257 HGB sind Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen teils sechs Jahre aufzubewahren (Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB). Übernimmt der Anbieter die Archivierung nicht, gehört sie in den Vergleich.

Abrechnungseinheiten bei Anbietern prüfen

Zur Einordnung einzelner Buchhaltungsanbieter dient die Anbieterübersicht. Preise ändern sich; dieser Beitrag liefert deshalb die Umrechnung und Beispielbandbreiten, keine tagesaktuellen Anbieterpreise. Für den Kostenvergleich zählt, welche Einheit die jeweilige Preisliste zugrunde legt.

Auch fastbill, Billomat und Accountable führen die Buchhaltung als Monatspaket oder Zusatzmodul; Accountable richtet sich an Selbstständige mit einem Monatspreis. Prüfen Sie die Preislisten vor Vertragsabschluss, weil Staffeln und Kontingente wechseln. Hinweise zu Rechnungslegung und Steuern bündelt der DIHK in seinen Themenfeldern (Themenfelder des DIHK).

Fixpreis, Mengenpreis und Bankkonten

Der Fixpreis deckt die Bereitstellung, der Mengenpreis folgt dem Volumen. Beide gehören als getrennte Zeilen ins Angebot, sonst bleibt unklar, welcher Anteil bei mehr Belegen steigt.

Zwei Bandbreiten dienen als Startpunkt: 10,00 bis 80,00 Euro netto pro Monat für die laufende Buchhaltung, 5,00 bis 15,00 Euro netto pro Bankkonto, jeweils zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer. Das sind Marktannahmen für Ihre Kalkulation, keine Angebotspreise.

Vergleichen Sie zusätzlich die Zählweise. Wird jeder Beleg berechnet, jede Rechnung, jedes Konto? Gibt es ein Inklusivkontingent, und was kostet der Beleg darüber?

Kontierungspreise fallen an, wenn Positionen auf mehrere Konten verteilt werden. Notieren Sie Einzelpreis, Einheit und Zeitraum.

Den Erfassungsaufwand bestimmen die Pflichtangaben der Ausgangsrechnung. Nach § 14 UStG gehören Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag auf jede Rechnung (Pflichtangaben nach § 14 UStG). Fehlt eine Angabe, wird nachgearbeitet, meist gegen Aufpreis.

Zusatzpositionen, Rabatte und Preisänderungen

Lohnabrechnung, Jahresabschluss und Anlagenbuchhaltung stehen selten im Grundpreis. Erfassen Sie je Position Einzelpreis, Einheit und Periode. Eine Monatspauschale je Mitarbeiter und eine Jahresgebühr je Abschluss lassen sich sonst nicht saldieren.

Einmalige Einrichtungskosten kommen hinzu: Kontenrahmen anlegen, Datenimport, Schulung. Diese Positionen stehen oft nur im Erstangebot.

Lesen Sie die Preisänderungsklausel im Wortlaut. Steigt der Preis auf alle Positionen oder nur auf den Grundpreis? Klären Sie außerdem, ob ein Rabatt befristet, personenbezogen oder volumenabhängig gilt. Einstiegspreise für Neukunden enden häufig nach zwölf Monaten.

Kündigungsfrist, Datenexport und Löschfrist gehören vor die Unterschrift. Notieren Sie das Format, in dem die Daten zurückkommen.

Rechenbeispiel über zwei Jahre

Beispiel mit eigenen Annahmen, keine Anbieterpreise: Grundpreis 39,00 Euro netto monatlich, 0,80 Euro netto je Beleg, 12,00 Euro netto je Mitarbeiter und Monat für die Lohnabrechnung, ab Jahr zwei plus 5 Prozent auf alle Positionen, 250 Belege monatlich, zwei Mitarbeiter, jeweils zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer.

| Position | Jahr 1 monatlich netto | Jahr 2 monatlich netto | | Grundpreis | 39,00 Euro | 40,95 Euro | | 250 Belege je 0,80 bzw. 0,84 Euro | 200,00 Euro | 210,00 Euro | | Lohnabrechnung, 2 Mitarbeiter | 24,00 Euro | 25,20 Euro | | Summe netto | 263,00 Euro | 276,15 Euro | | Summe brutto, 19 Prozent | 312,97 Euro | 328,62 Euro | | Jahresvolumen netto | 3.156,00 Euro | 3.313,80 Euro |

Das Gesamtvolumen über zwei Jahre beträgt 6.469,80 Euro netto. So gehen Sie vor:

Häufige Fragen

Welche Einheit eignet sich als Vergleichsbasis?

Diejenige, die beide Angebote gemeinsam nutzen. Rechnen Sie Beleg-, Buchungssatz-, Bankkonto- und Nutzerpreise mit Ihrem Volumen in eine Monatssumme netto um.

Reicht der Monatspreis für den Vergleich?

Nein. Erst Laufzeit, Zusatzleistungen und Preisänderungsklausel ergeben die Gesamtsumme für mindestens zwölf Monate.

Warum fallen die Vergleiche bei sevdesk und DATEV unterschiedlich aus?

Beide nutzen eine andere Einheit: sevdesk staffelt Monatspakete mit Belegkontingent, DATEV rechnet über die Kanzlei nach Buchungsvolumen und Abschluss. Ohne diese Umrechnung bleiben die Angebote unvergleichbar.

Wie prüfe ich einen befristeten Rabatt?

Prüfen Sie, ob er nur für Neukunden gilt, an eine feste Nutzerzahl gebunden ist und nach einem festen Zeitraum endet. Danach gilt der Standardpreis.