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Buchhaltung auslagern nach StBerG, was deutsche Betriebe vereinbaren dürfen
Buchhaltung auslagern StBerG: Welche Aufgaben Steuerberatern vorbehalten sind, welche Honorarmodelle üblich sind und welche Vertragsklauseln Sie brauchen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Buchhaltung auslagern StBerG: Nur Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer dürfen Vorbehaltsaufgaben wie die Erstellung der Steuererklärung übernehmen.
- Externe Dienstleister ohne Zulassung dürfen Kontierungsarbeiten, Belegerfassung und vorbereitende Buchführung anbieten, aber keine Rechtsberatung.
- Typische Honorarmodelle sind Pauschale, Stundensatz und Transaktionspreis; die Wahl beeinflusst Kosten und Planbarkeit.
- Verträge müssen Haftung, Kündigung, Datenzugriff und Auftragsverarbeitung nach DSGVO regeln.
- Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater läuft oft über DATEV oder vergleichbare Systeme.
- Für kleine Betriebe lohnt sich die Auslagerung vor allem bei fehlendem Fachpersonal und wachsender Belegzahl.
Welche Buchhaltungsarbeiten das StBerG dem Steuerberater vorbehält
Das Steuerberatungsgesetz (StBerG) regelt, wer in Deutschland geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten darf. Es schützt den Beruf des Steuerberaters und definiert sogenannte Vorbehaltsaufgaben. Wer diese Aufgaben ohne Zulassung erbringt, riskiert Bußgelder und die Nichtigkeit von Verträgen.
Zu den Vorbehaltsaufgaben gehören die Erstellung von Steuererklärungen, die Beratung in steuerlichen Fragen und die Vertretung gegenüber der Finanzverwaltung. Ein normaler Buchhaltungsdienstleister darf diese Tätigkeiten nicht übernehmen. Er kann jedoch bei der laufenden Buchführung unterstützen, solange keine steuerliche Beratung oder Rechtsauslegung erfolgt.
Die Abgrenzung ist wichtig, weil viele kleine Unternehmen nicht wissen, wo die Grenze verläuft. Wer einen Dienstleister ohne Zulassung mit der Steuererklärung beauftragt, macht sich unter Umständen selbst strafbar. Die genaue Regelung finden Sie in der Teilliste der Gesetze und Verordnungen.
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) überwacht die Einhaltung. Verstöße können mit Geldbußen geahndet werden. Für Betriebe bedeutet das: Vor der Auslagerung prüfen, ob der Dienstleister die nötige Zulassung hat.
Vorbehaltsaufgaben und erlaubte Tätigkeiten externer Dienstleister
Externe Dienstleister ohne Steuerberaterzulassung dürfen eine Reihe von Buchhaltungsarbeiten ausführen. Dazu zählen das Erfassen von Belegen, das Kontieren nach einem vorgegebenen Kontenplan, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle und das Vorbereiten von Auswertungen. Diese Tätigkeiten gelten als mechanische Buchführung und sind nicht dem Steuerberater vorbehalten.
Auch die Lohnbuchhaltung kann ein Dienstleister übernehmen, wenn er die Daten nur technisch verarbeitet. Die eigentliche Lohnsteueranmeldung und die Beratung zu sozialversicherungsrechtlichen Fragen bleiben jedoch dem Steuerberater oder einem entsprechend qualifizierten Berufsträger vorbehalten.
Ein häufiges Missverständnis: Ein Buchhaltungsdienstleister darf keine Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) erstellen, wenn dabei eine steuerliche Beurteilung erfolgt. Die reine Datenübermittlung an das Finanzamt über ELSTER ist wiederum erlaubt, wenn der Mandant die Verantwortung trägt.
Die Grenze zwischen erlaubter Buchführung und unerlaubter Steuerberatung ist fließend. Deshalb sollten Verträge klar festhalten, welche Leistungen der Dienstleister erbringt und welche dem Steuerberater vorbehalten bleiben. Eine Orientierung bietet die amtliche Fundstelle des StBerG und der AO.
Typische Honorarmodelle: Pauschale, Stundensatz, Transaktionspreis
Die Vergütung für ausgelagerte Buchhaltung folgt meist einem von drei Modellen. Die Wahl hängt von Belegmenge, Komplexität und gewünschtem Service ab.
Pauschalhonorar: Ein fester monatlicher Betrag, unabhängig von der tatsächlichen Belegzahl. Planbar für den Betrieb, aber bei stark schwankendem Volumen kann der Dienstleister nachverhandeln. Typisch für kleine Unternehmen mit gleichbleibendem Geschäftsverkehr.
Stundensatz: Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand. Geeignet bei unregelmäßigem Anfall oder Sonderaufgaben. Der Nachteil: Kosten sind schwer kalkulierbar. Viele Dienstleister nennen Stundensätze zwischen 30 und 80 Euro netto, abhängig von Region und Qualifikation.
Transaktionspreis: Abrechnung pro Buchung oder Beleg. Bei hohem Volumen sinkt der Stückpreis oft. Dieses Modell ist transparent, bestraft aber Unternehmen mit vielen kleinen Belegen. Ein Beispiel: 0,50 bis 1,50 Euro pro Buchung sind am Markt üblich.
Die folgende Tabelle fasst die Modelle zusammen.
| Modell | Vorteil | Nachteil | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Pauschale | Planbare Kosten | Unflexibel bei Mengenänderung | Stabile Betriebe |
| Stundensatz | Fair bei Sonderfällen | Schwer kalkulierbar | Unregelmäßige Buchhaltung |
| Transaktionspreis | Transparent | Teuer bei vielen Belegen | Digitale Belegflut |
Unabhängig vom Modell sollten Sie im Vertrag eine Obergrenze oder Anpassungsklausel vereinbaren. So vermeiden Sie böse Überraschungen.
Vertragsklauseln zu Haftung, Kündigung und Datenzugriff
Ein Vertrag über ausgelagerte Buchhaltung muss mehrere Punkte regeln. Fehlen sie, kann das im Streitfall teuer werden.
Haftung: Wer haftet bei Fehlern? Der Dienstleister sollte für grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz haften. Bei leichter Fahrlässigkeit ist eine Begrenzung üblich, aber nicht unbegrenzt. Achten Sie darauf, dass die Haftung nicht vollständig ausgeschlossen wird.
Kündigung: Klare Fristen und Formvorschriften. Üblich sind drei bis sechs Monate zum Quartalsende. Bei Insolvenz des Dienstleisters brauchen Sie ein Sonderkündigungsrecht.
Datenzugriff: Sie müssen jederzeit auf Ihre Daten zugreifen können. Der Vertrag sollte regeln, in welchem Format (z. B. CSV, DATEV) und innerhalb welcher Frist (z. B. 14 Tage) die Daten nach Vertragsende herausgegeben werden.
Verschwiegenheit: Der Dienstleister muss zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Das ist besonders wichtig, weil er Einblick in Ihre Finanzen hat.
Preisanpassung: Klauseln, die einseitige Erhöhungen ermöglichen, sind kritisch. Vereinbaren Sie, dass Preise nur mit Zustimmung oder anhand eines Index angepasst werden.
Diese Klauseln schützen beide Seiten. Lassen Sie den Vertrag im Zweifel von einem Rechtsanwalt prüfen. Die IHK veröffentlicht regelmäßig Informationen zu rechtlichen Änderungen für Betriebe.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater im DATEV-Ökosystem
Viele Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister arbeiten mit DATEV. Die Genossenschaft stellt Software für Buchhaltung, Lohn und Steuern bereit. Für kleine Betriebe bedeutet das: Der Dienstleister erfasst Belege in DATEV, der Steuerberater greift auf dieselben Daten zu.
Diese Arbeitsteilung ist effizient, weil Medienbrüche vermieden werden. Der Dienstleister kontiert und bucht, der Steuerberater erstellt die Steuererklärung und berät. Voraussetzung ist, dass beide Zugriff auf denselben Mandantensatz haben.
In der Praxis richten Unternehmen oft einen DATEV-Mandanten ein und geben dem Dienstleister eine eingeschränkte Rolle. Der Steuerberater behält die volle Berechtigung. So bleibt die Kontrolle beim Berufsträger.
Alternativen zu DATEV sind andere Buchhaltungsprogramme wie Lexware, Addison oder sevDesk. Sie alle ermöglichen den Export von Daten für den Steuerberater. Wichtig ist, dass der Steuerberater die Formate akzeptiert.
Die Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn alle Beteiligten dieselben Kontenrahmen und Buchungslogiken verwenden. Klären Sie das vor Vertragsbeginn. Eine Übersicht zu steuerlichen und rechtlichen Themen für den Mittelstand bietet die DIHK mit ihren Themenfeldern zu Steuern, Finanzen und Recht.
Datenschutz und Auftragsverarbeitung bei ausgelagerter Buchhaltung
Sobald ein externer Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet, greift die DSGVO. Das ist bei Buchhaltung fast immer der Fall, weil Rechnungen Namen, Adressen und Bankdaten enthalten. Sie als Unternehmer bleiben Verantwortlicher, der Dienstleister wird Auftragsverarbeiter.
Sie müssen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abschließen. Er regelt, welche Daten der Dienstleister verarbeiten darf, wie er sie schützt und was nach Vertragsende damit passiert. Ohne AVV drohen Bußgelder.
Der Dienstleister muss technische und organisatorische Maßnahmen nachweisen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Backups. Bei Cloud-Lösungen sollte der Serverstandort in der EU liegen.
Besonders sensibel sind Lohn- und Gehaltsdaten. Hier gelten zusätzliche Anforderungen. Der Dienstleister darf diese Daten nur verarbeiten, wenn er die gleichen Sicherheitsstandards einhält wie ein Steuerberater.
Die GoBD verlangen zudem, dass Buchhaltungsdaten unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Achten Sie darauf, dass der Dienstleister dies gewährleistet. Eine Orientierung zu den gesetzlichen Grundlagen bietet die Titelsuche im Gesetzesportal.
Kosten und Nutzen der Auslagerung für kleine Betriebe
Die Auslagerung der Buchhaltung kostet Geld, spart aber Zeit und vermeidet Fehler. Für kleine Betriebe ist die Rechnung oft positiv, wenn die eigene Arbeitszeit knapp ist.
Ein Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern hat monatlich etwa 200 Belege. Die Buchhaltung selbst zu machen kostet den Geschäftsführer etwa 10 Stunden pro Monat. Bei einem internen Stundensatz von 50 Euro sind das 500 Euro Opportunitätskosten.
Ein Dienstleister verlangt bei einem Transaktionspreis von 1 Euro pro Beleg 200 Euro plus Grundgebühr. Unterm Strich bleibt eine Ersparnis, ganz abgesehen von der Fehlervermeidung.
Hinzu kommt: Steuerberater sind oft günstiger, wenn die Buchhaltung vorgelagert und sauber ist. Die Kosten für die Steuererklärung sinken, weil der Steuerberater weniger nacharbeiten muss.
Risiken: Bei schlechter Vertragsgestaltung können Nachträge entstehen. Auch die Abhängigkeit von einem Dienstleister ist ein Faktor. Prüfen Sie daher Referenzen und vereinbaren Sie eine Probezeit.
Unterm Strich lohnt sich die Auslagerung für Betriebe, die wachsen wollen und keine eigene Buchhaltungskraft finden. In Regionen wie Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Baden-Württemberg ist der Markt für Buchhaltungsdienstleister groß. Vergleichen Sie mehrere Angebote.
Häufige Fragen
Was darf ein Buchhaltungsdienstleister ohne Steuerberaterzulassung nicht? Er darf keine Steuererklärungen erstellen, nicht in Steuersachen beraten und nicht vor dem Finanzamt vertreten. Das sind Vorbehaltsaufgaben nach dem StBerG.
Wie viel kostet ausgelagerte Buchhaltung im Monat? Das hängt vom Modell und der Belegmenge ab. Pauschalen beginnen oft bei 150 bis 300 Euro monatlich, bei Transaktionspreisen zahlen Sie pro Buchung.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Ja, sobald der Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet. Das ist bei Buchhaltung fast immer der Fall. Ohne AVV riskieren Sie Bußgelder.
Kann ich die Buchhaltung komplett an einen Nicht-Steuerberater abgeben? Die laufende Buchführung ja, die Steuererklärung nein. Für die Steuererklärung brauchen Sie einen Steuerberater oder eine andere zugelassene Person.
Was passiert bei Kündigung mit meinen Daten? Der Dienstleister muss Ihre Daten in einem gängigen Format herausgeben. Vereinbaren Sie Fristen und Formate im Vertrag, am besten 14 Tage nach Vertragsende.
Lohnt sich DATEV für kleine Betriebe? DATEV ist weit verbreitet, aber nicht die einzige Lösung. Kleine Betriebe können auch mit anderen Programmen arbeiten, solange der Steuerberater die Daten importieren kann.