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Buchhaltung auslagern nach StBerG, was deutsche Betriebe vereinbaren dürfen
Buchhaltung auslagern StBerG: Welche Aufgaben Steuerberatern vorbehalten sind, welche Honorarmodelle üblich sind und welche Vertragsklauseln Sie brauchen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vorbehalten sind Steuererklärungen, Steuerberatung und die Vertretung vor dem Finanzamt.
- Belegerfassung, Kontierung und laufende Buchführung darf auch ein Dienstleister ohne Zulassung übernehmen.
- Der Vertrag regelt Leistungsumfang, Haftung, Kündigung, Datenexport und Verschwiegenheit.
- Für personenbezogene Daten brauchen Betriebe einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wo das StBerG die Grenze zieht
Das Steuerberatungsgesetz regelt, wer in Deutschland geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten darf. Vorbehalten sind das Erstellen von Steuererklärungen, die Beratung in Steuersachen und die Vertretung vor der Finanzverwaltung. Diese Aufgaben dürfen Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer erbringen.
Die einschlägigen Normen des StBerG und des Rechtsdienstleistungsgesetzes, etwa § 6 StBerG und § 5 RDG, finden Sie in der Titelsuche des Gesetzesportals.
Unbefugte Hilfeleistung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Geldbuße geahndet werden. Wer ohne Zulassung Erklärungen abgibt, haftet für die Folgen. Die Pflichten des Betriebs bleiben bestehen: Nach § 147 AO sind Bücher, Aufzeichnungen und Belege aufzubewahren.
Erlaubte Tätigkeiten und ihre Grenzen
Ohne Zulassung ist die Vorarbeit zulässig, solange der Betrieb die steuerliche Verantwortung behält:
| Zulässig | Nicht zulässig |
|---|---|
| Belege erfassen, scannen, ablegen | Steuererklärungen erstellen |
| Kontieren nach vorgegebenem Kontenplan | Steuerliche Gestaltung beraten |
| Laufende Buchführung, Kassenbuch | Einspruch einlegen, vor dem Finanzamt vertreten |
| Auswertungen und offene-Posten-Listen | Lohnsteueranmeldung abgeben |
| Daten technisch übermitteln | Rechtsdienstleistungen erbringen |
Legt der Dienstleister den Kontenrahmen selbst fest oder beurteilt er den steuerlichen Sachverhalt, verlässt er den erlaubten Bereich. Die technische Übermittlung von Daten bleibt zulässig, solange der Betrieb die Erklärung inhaltlich verantwortet.
Diese Klauseln gehören in den Vertrag
- LeistungsbeschreibungTätigkeiten, Kontenplan, Fristen und Formate auflisten, Vorbehaltsaufgaben ausdrücklich ausnehmen.
- DatenzugriffRollenrechte, Exportformat wie CSV oder DATEV und Herausgabefrist, etwa 14 Tage nach Vertragsende.
- HaftungVorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbegrenzt, Begrenzung nur für leichte Fahrlässigkeit, Deckungssumme beziffern.
- KündigungFrist von drei bis sechs Monaten zum Quartalsende und Sonderkündigungsrecht bei Insolvenz des Dienstleisters.
- Vergütung und VerschwiegenheitPreisanpassung nur mit Zustimmung oder über einen Index, Geheimhaltung schriftlich.
Die IHK veröffentlicht laufend Hinweise zu rechtlichen Änderungen für Betriebe.
Honorarmodelle und eine Beispielrechnung
Abgerechnet wird pauschal, nach Stundensatz oder je Buchung. Pauschalen sind planbar, Stundensätze passen zu schwankendem Anfall, Transaktionspreise zu gleichmäßigem Belegvolumen. Die Sätze unterscheiden sich stark nach Region, Belegzahl und Qualifikation; lassen Sie sich Netto-Monatspreise mit Belegzahl und Leistungsumfang schriftlich nennen.
Honorarmodelle im Vergleich
Pauschale
- Vorteil
- Planbare Kosten
- Nachteil
- Unflexibel
- Geeignet für
- Stabile Betriebe
- Preisbeispiel
- 150-300 Euro/Monat
Stundensatz
- Vorteil
- Fair bei Sonderfällen
- Nachteil
- Schwer kalkulierbar
- Geeignet für
- Unregelmäßige Buchhaltung
- Preisbeispiel
- 30-80 Euro netto/Std.
Transaktionspreis
- Vorteil
- Transparent
- Nachteil
- Teuer bei vielen Belegen
- Geeignet für
- Digitale Belegflut
- Preisbeispiel
- 0,50-1,50 Euro/Buchung
Beispielrechnung: Ein Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern hat 200 Belege monatlich. Intern bindet die Buchhaltung den Geschäftsführer 10 Stunden, bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 50 Euro also 500 Euro. Ein Dienstleister verlangt pauschal 200 Euro netto monatlich, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Differenz von 300 Euro ist eine Beispielrechnung mit gesetzten Annahmen, keine gemessene Ersparnis.
Auftragsverarbeitung und Datensicherheit
Sobald der Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Betrieb Verantwortlicher und braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Art. 28 DSGVO). Verstöße können mit einem Bußgeld bis 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Verlangen Sie Nachweise zu Verschlüsselung und Zugriffsrechten, zu Backups und zur Löschung. Für Cloud-Lösungen veröffentlicht das BSI Empfehlungen zum Cloud-Computing; Serverstandort in der EU und getrennte Rollenrechte gehören in den Vertrag. Lohn- und Gehaltsdaten brauchen eine eigene Regelung.
Häufige Fragen
Was darf ein Buchhaltungsdienstleister ohne Zulassung nicht?
Er darf keine Steuererklärungen erstellen, nicht in Steuersachen beraten und den Betrieb nicht vor dem Finanzamt vertreten. Kontierung und laufende Buchführung sind erlaubt, solange der Betrieb die steuerliche Beurteilung verantwortet.
Reicht ein normaler Dienstvertrag?
Nein. In der Buchhaltung stecken personenbezogene Daten, deshalb ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Er regelt Zweck, Datenarten, Sicherheitsmaßnahmen und Löschung.
Was passiert bei Kündigung mit meinen Daten?
Vereinbaren Sie Format und Frist, etwa einen CSV- oder DATEV-Export innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende, dazu eine Frist zur Löschung beim Dienstleister.
Wie viel kostet ausgelagerte Buchhaltung?
Das hängt von Belegzahl, Modell und Region ab. Vergleichen Sie mehrere Angebote mit Angabe der Belegzahl, des Leistungsumfangs und der Preise netto je Monat.
