Rechnungen
Rechnungen an EU-Kunden, die Zusammenfassende Meldung für deutsche Kleinunternehmen
Zusammenfassende Meldung EU-Rechnungen: Der Leitfaden für deutsche Kleinunternehmen zu innergemeinschaftlichen Lieferungen, Pflichtangaben, USt-IdNr. und ELSTER.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist Pflicht für jeden Unternehmer mit steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Rechtsgrundlagen§ 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG für die Steuerfreiheit, § 18a UStG für die Meldung.
- Rechnungen an EU-Kunden brauchen die Pflichtangaben nach § 14 UStG und die USt-IdNr. des Kunden.
- Die Abgabe läuft ausschließlich elektronisch über ELSTER an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
- Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, bei Quartalsende am 31.03. also der 25.04.
Wer melden muss und wann die Lieferung steuerfrei bleibt
Innergemeinschaftliche Lieferungen sind Warenlieferungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat. Steuerfrei bleiben sie nur, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Die Rechtsgrundlage steht in § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG in Verbindung mit § 6a UStG, abrufbar über das Inhaltsverzeichnis des Umsatzsteuergesetzes.
Voraussetzungen steuerfreie EU-Lieferung
- Lieferant und Kunde sind Unternehmer
- Kunde hat gültige USt-IdNr. eines EU-Staats
- Ware gelangt tatsächlich in anderen Mitgliedstaat
- Lieferung wird in Zusammenfassender Meldung angegeben
Typischer Fall: Ein Handwerksbetrieb aus Nordrhein-Westfalen verkauft Maschinen an einen Kunden in den Niederlanden. Er prüft dessen USt-IdNr., stellt ohne Umsatzsteuer in Rechnung und meldet den Umsatz in der ZM.
Fehlt eine Voraussetzung, ist die Lieferung steuerpflichtig. Dann schuldet der Lieferant die deutsche Umsatzsteuer, für kleine Betriebe ein Nachzahlungsrisiko.
Pflichtangaben auf der Rechnung an EU-Kunden
Jede Rechnung muss die Angaben des § 14 UStG enthalten: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuersatz.
Bei grenzüberschreitenden Rechnungen verlangt das Umsatzsteuergesetz zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden und einen Hinweis auf die Steuerfreiheit. Die ergänzenden Pflichtangaben fasst § 14a UStG zusammen. Die Nummer des Kunden wird mit Ländercode geführt, etwa NL, FR oder AT.
Prüfen Sie die USt-IdNr. vor der Rechnungsstellung, am einfachsten über die Bestätigungsabfrage des BZSt. Eine damals gültige Nummer schützt vor Haftungsrisiken, eine falsche führt zur Steuerpflicht.
Zusammenfassende Meldung über ELSTER abgeben
Die ZM nennt je Abnehmer die USt-IdNr. und die Summe der Bemessungsgrundlage der Lieferungen im Meldezeitraum, angegeben in Euro. Rechnungen in fremder Währung rechnen Sie zum Referenzkurs des Meldezeitraums um, damit ZM und Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenpassen.
- In ELSTER anmelden und das Formular für die Zusammenfassende Meldung öffnen.
- Meldejahr und Meldezeitraum auswählen.
- Für jeden Abnehmer USt-IdNr. und Nettosumme in Euro eintragen.
- Angaben prüfen, absenden und die Transfernummer aufbewahren.
Zusammenfassende Meldung über ELSTER abgeben
- ELSTER-Konto anlegen oder nutzen
- Zusammenfassende Meldung aufrufen, Meldezeitraum wählen
- USt-IdNr. des Kunden und Umsatz eintragen
- Angaben prüfen und elektronisch übermitteln
- Übermittlungsbestätigung speichern
Eine Nullmeldung ist nicht nötig: Wurden im Zeitraum keine meldepflichtigen Umsätze getätigt, ist laut BZSt keine ZM zu übermitteln. Gemeldet wird nur für Zeiträume mit meldepflichtigen Umsätzen, je Abnehmer mit USt-IdNr. und Nettosumme in Euro, und ausschließlich elektronisch über ELSTER, Papierform ist nicht zulässig.
Fristen und Meldezeitraum
Die ZM ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums beim BZSt einzureichen. Endet ein Quartal am 31.03., ist die Abgabe bis zum 25.04. möglich, für das Quartal April bis Juni bis zum 25.07.
Vierteljährlich melden Sie, solange der Gesamtbetrag Ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen 50.000 Euro weder im laufenden Kalendervierteljahr noch in den vier vorangegangenen Kalendervierteljahren überschritten hat. Wird die Grenze im laufenden Quartal überschritten, ist ab diesem Zeitpunkt monatlich zu melden.
Die nicht rechtzeitige oder unrichtige Abgabe ist nach § 26a UStG eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Erinnerungen im Rechnungsprogramm helfen, die Frist zu halten.
Kleinunternehmerregelung und Zusammenfassende Meldung
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG stellt Ihre Umsätze im Inland von der Umsatzsteuer frei. Auf die Pflicht zur ZM wirkt sie sich nicht aus: Wer Waren an Unternehmer in anderen EU-Staaten liefert, muss melden.
Entscheidend für die Steuerfreiheit sind die Voraussetzungen nach § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG sowie eine gültige USt-IdNr. des Abnehmers.
Drittland und Einfuhrumsatzsteuer
Einfuhrumsatzsteuer fällt nur bei Waren aus Nicht-EU-Staaten an und wird von der Zollverwaltung erhoben. Für die ZM ist sie ohne Bedeutung, weil innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU bleiben.
Wer aus einem Drittland importiert, erklärt die Einfuhrumsatzsteuer in der Voranmeldung und zieht sie bei Vorsteuerabzugsberechtigung als Vorsteuer ab.
Häufige Fragen
Muss ein Kleinunternehmer die Zusammenfassende Meldung abgeben?
Ja. Die Pflicht trifft jeden Unternehmer mit innergemeinschaftlichen Lieferungen, unabhängig von Umsatzhöhe und Rechtsform.
Bis wann muss die Meldung beim BZSt sein?
Bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Endet ein Quartal am 31.03., ist der 25.04. die Grenze.
Wann ist monatlich zu melden?
Sobald der Gesamtbetrag Ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen 50.000 Euro in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre überstieg oder die Grenze im laufenden Quartal überschritten wird.
Was passiert bei einer ungültigen USt-IdNr. des Kunden?
Dann greift die Steuerfreiheit nicht, und Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer für diese Lieferung.
Muss ich die Meldung elektronisch abgeben?
Ja, ausschließlich über ELSTER. Papierform ist nicht zulässig.
