Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, ein Überblick für deutsche Gründer

Das Wichtigste auf einen Blick

Umsatzgrenzen: 25.000 Euro im vorangegangenen Jahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr

Rechtsgrundlage ist § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, also die Summe der vereinnahmten Entgelte aller steuerbaren Leistungen ohne Umsatzsteuer, nicht der Gewinn.

Die Kleinunternehmerregelung § 19 UStG gilt automatisch, ein Antrag ist nicht nötig. Maßgeblich sind zwei Grenzen: die Umsatzgrenze von 25.000 Euro für den Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres und 100.000 Euro für das laufende Kalenderjahr.

Überschreitung wirkt sofort: Wer im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze reißt, stellt ab diesem Vorgang Rechnungen mit Umsatzsteuer aus, der überschießende Umsatz ist steuerpflichtig, und es werden Voranmeldungen fällig. Wer im vorangegangenen Jahr mehr als 25.000 Euro erzielt hat, wird im laufenden Jahr nicht mehr als Kleinunternehmer behandelt.

Bei einer Gründung im laufenden Jahr zählen nur die Umsätze ab Aufnahme der Tätigkeit, eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht statt; ein Vorjahr gibt es nicht, sodass zunächst nur die 100.000-Euro-Grenze des laufenden Jahres relevant ist. Verkäufe über Online-Marktplätze und unentgeltliche Wertabgaben zählen mit.

Pflichtangaben auf Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine Angabe, ist der Beleg formal fehlerhaft.

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung:

Ein Zusatz wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, klärt den Empfänger aber auf.

Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer werden am häufigsten beanstandet: Das Datum ist der Tag der Rechnungserstellung, nicht das Leistungsdatum. Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein, Lücken sind zulässig.

Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus, schuldet er den Betrag dem Finanzamt.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: fünf Jahre Bindung

Der Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG führt in die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen und Vorsteuerabzug. Er bindet fünf Kalenderjahre und wirkt ab dem Kalenderjahr der Erklärung, rückwirkend ist er nicht möglich. Erklärt wird er formlos gegenüber dem zuständigen Finanzamt oder durch die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen beziehungsweise der Umsatzsteuererklärung unter Anwendung der Regelbesteuerung.

So gehen Sie vor:

Rechenbeispiel: ein Auftrag über 10.000 Euro netto

Beispielrechnung: Bei einem Unternehmerkunden mit Vorsteuerabzug werden aus 10.000 Euro netto bei 19 Prozent Umsatzsteuer 11.900 Euro brutto, die 1.900 Euro holt er sich als Vorsteuer zurück. Ein Privatkunde zahlt mit Verzicht 11.900 Euro statt 10.000 Euro. Je höher der Anteil vorsteuerabzugsberechtigter Kunden, desto eher lohnt sich der Verzicht.

Umsatzsteuervoranmeldung und Aufbewahrung: die relevanten Ausnahmen

Mit der Kleinunternehmerregelung entfällt die Umsatzsteuervoranmeldung bei ELSTER. Die Registrierung beim Finanzamt bleibt nötig: Nach der Gründung übermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER und erhalten daraus Ihre Steuernummer. Nach einem Verzicht oder nach Überschreiten der Umsatzgrenze wird die Anmeldung fällig, meist monatlich oder vierteljährlich mit Frist am 10. des Folgemonats.

Eine Ausnahme betrifft Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, etwa bei Bauleistungen nach § 13b UStG. Sie gehören auch als Kleinunternehmer in die Voranmeldung.

Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, geregelt in § 147 der Abgabenordnung. Elektronische Belege müssen unveränderbar archiviert werden. Merkblätter zur Kleinunternehmerregelung bieten die Industrie- und Handelskammern und die Handwerkskammern, für die IHK-Organisation der DIHK.

Häufige Fragen

Bis zu welcher Umsatzgrenze gilt die Kleinunternehmerregelung?

Bis 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und bis 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr, jeweils ohne Umsatzsteuer.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Nein, solange die Regelung gilt. Pflicht wird sie nach einem Verzicht, nach Überschreiten der Grenze und bei Vorgängen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Die Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr geben Sie in jedem Fall ab.

Wie lange bin ich nach einem Verzicht gebunden?

Fünf Kalenderjahre. Ein Verzicht zum 1. Januar 2026 bindet bis zum 31. Dezember 2030, erst 2031 ist die Rückkehr möglich.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Übersteigen Sie im laufenden Jahr 100.000 Euro, ist der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, steuerpflichtig; ab diesem Vorgang wird Umsatzsteuer berechnet und über Voranmeldungen abgeführt. Haben Sie im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 25.000 Euro erzielt, greift die Regelung im laufenden Jahr nicht mehr.

Kann ich als Kleinunternehmer KfW-Förderung beantragen?

Ja, die Programme der KfW knüpfen nicht an die umsatzsteuerliche Regelung an. Die steuerliche Einordnung gehört aber in Businessplan und Umsatzvorschau für die Hausbank.