Welche Fristen gelten in Deutschland für die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER?

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER ist grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats fällig, bei Vierteljahreszahlern bis zum 10. des Folgemonats nach Quartalsende.
Wer monatlich abgibt, kann mit Dauerfristverlängerung eine Frist von einem Monat gewinnen und muss dafür eine Sondervorauszahlung leisten.
Die Höhe der Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Vorjahres-Umsatzsteuer.
Kleinunternehmer mit geringer Umsatzsteuer können beim Finanzamt die vierteljährliche Abgabe beantragen.
Häufige Erfassungsfehler betreffen falsche Steuersätze, vergessene Vorsteuer und nicht abgestimmte ZM-Meldungen.
Für die Übermittlung brauchen Sie ein ELSTER-Zertifikat, das Sie über Ihr Benutzerkonto beantragen und verlängern.

Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER: Ablauf von der Anmeldung bis zur Übermittlung

Die Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER ist für die meisten Unternehmen Pflicht. Wer Lieferungen und Leistungen gegen Entgelt ausführt, muss die Steuer für jeden Voranmeldungszeitraum selbst berechnen und an das Finanzamt melden. Die Rechtsgrundlage steht in § 18 UStG, den Sie in der amtlichen Fassung nachlesen können: Gesetze im Internet.

Der Ablauf beginnt nicht in ELSTER, sondern in Ihrer Buchhaltung. Dort müssen alle Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen des Zeitraums erfasst sein. Erst wenn Umsätze, Vorsteuer und Steuersätze stimmen, lohnt sich die Übertragung in das Formular. Wer die Zahlen erst im ELSTER-Formular zusammensucht, produziert Fehler.

Schritt 1: Zeitraum festlegen

Prüfen Sie zuerst, ob Sie monatlich oder vierteljährlich abgeben müssen. Das hängt von der Umsatzsteuer des Vorjahres ab. Die Einzelheiten ergeben sich aus § 18 Absatz 2 UStG. Bei Unsicherheit hilft die Volltextsuche nach den einschlägigen Vorschriften: Gesetze im Internet - Volltextsuche.

Schritt 2: Kennzahlen aus der Buchhaltung ziehen

Sie benötigen die steuerpflichtigen Umsätze zu 19 Prozent, zu 7 Prozent und gegebenenfalls zu 0 Prozent. Dazu kommen die Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen, innergemeinschaftlichen Erwerben und Einfuhren. Die Umsatzsteuer Sätze sind gesetzlich festgelegt und ändern sich nicht durch die Anmeldung.

Schritt 3: Formular in ELSTER ausfüllen

Im ELSTER-Portal wählen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den passenden Zeitraum. Die Kennzahlen entsprechen den Zeilen des amtlichen Vordrucks. Übertragen Sie die Werte aus Ihrer Buchhaltung, nicht aus dem Gedächtnis.

Schritt 4: Plausibilität prüfen

ELSTER rechnet selbst und zeigt das Ergebnis. Prüfen Sie dennoch, ob die berechnete Zahllast zu Ihrer Buchhaltung passt. Abweichungen deuten meist auf eine falsch erfasste Rechnung hin.

Schritt 5: Übermitteln und bestätigen

Nach dem Absenden erhalten Sie eine Transfer- und eine Annahmebestätigung. Diese Bestätigungen gehören in die Unterlagen und sind für die GoBD relevant. Ohne Annahmebestätigung gilt die Anmeldung nicht als abgegeben.

Der Vorgang ist beim Bundeszentralamt für Steuern angesiedelt, das die elektronische Übermittlung organisiert: BZSt - Homepage.

Monatliche und vierteljährliche Fristen nach § 18 UStG im Überblick

Die Grundfrist ist einfach: Die Voranmeldung ist bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Bei vierteljährlicher Abgabe gilt derselbe Tag, aber nach Ende des Kalenderviertels. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Wer monatlich abgeben muss, richtet sich nach der Umsatzsteuer des Vorjahres. Die Grenzen sind gesetzlich gestaffelt. Kleinunternehmer und Unternehmen mit geringer Steuer können die vierteljährliche Abgabe beantragen, damit sie nicht zwölf Mal im Jahr melden müssen.

Abgabegruppe	Voranmeldungszeitraum	Frist
Regelbesteuerte Unternehmen mit hoher Umsatzsteuer	Monat	10. des Folgemonats
Unternehmen mit mittlerer Umsatzsteuer	Vierteljahr	10. des Folgemonats nach Quartalsende
Kleinunternehmer und geringe Steuer	Vierteljahr	10. des Folgemonats nach Quartalsende
Dauerfristverlängerung	Monat oder Vierteljahr	ein Monat später

Die Tabelle zeigt nur die Grundstruktur. Im Einzelfall entscheidet das Finanzamt über den Voranmeldungszeitraum. Wer neu gründet, wird im ersten Jahr meist monatlich eingestuft. Nach Ablauf des ersten Kalenderjahres prüft das Finanzamt anhand der Jahressteuer, ob ein Wechsel möglich ist.

Für kleine Betriebe ist die vierteljährliche Abgabe oft die praktikablere Lösung. Sie spart zwölf Übermittlungen und passt besser zu einer Buchhaltung, die quartalsweise geführt wird. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Finanzamt möglich.

Wichtig ist die Abgrenzung zur ZM-Meldung. Diese ist ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats abzugeben, betrifft aber nur innergemeinschaftliche Lieferungen. Beide Meldungen laufen über ELSTER, haben aber unterschiedliche Formulare.

Dauerfristverlängerung beantragen und Sondervorauszahlung berechnen

Die Dauerfristverlängerung verschiebt die Abgabefrist um einen Monat nach hinten. Wer monatlich meldet, gibt dann bis zum 10. des zweiten Folgemonats ab. Wer vierteljährlich meldet, gewinnt ebenfalls einen Monat.

Der Preis dafür ist die Sondervorauszahlung. Sie beträgt ein Elftel der Umsatzsteuer des Vorjahres. Wer im Vorjahr 22.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt hat, leistet 2.000 Euro Sondervorauszahlung. Diese Summe wird am Ende des Jahres auf die letzte Voranmeldung angerechnet.

Die Sondervorauszahlung ist kein zusätzlicher Aufwand, sondern eine Vorauszahlung. Sie mindert die Schlusszahlung. Wer die Anmeldung spät abgibt, sollte die Sondervorauszahlung dennoch fristgerecht leisten, sonst entfallen die Vorteile der Fristverlängerung.

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung ist elektronisch zu stellen. Er gilt für ein Kalenderjahr und muss jährlich neu beantragt werden. Wer den Antrag vergisst, fällt automatisch in die Grundfrist zurück. Das kann teuer werden, wenn die Anmeldung dann verspätet eingeht.

Für kleine Unternehmen mit schwankenden Umsätzen ist die Dauerfristverlängerung ein Puffer. Sie gewinnen Zeit für die Buchhaltung und müssen nicht jeden Monat unter Druck abschließen. Die Sondervorauszahlung bindet allerdings Liquidität.

Erfassungsfehler kleiner Unternehmen in ELSTER vermeiden

Die meisten Fehler entstehen nicht in ELSTER, sondern davor. Wer Belege erst kurz vor der Frist erfasst, übersieht Positionen. Wer aus dem Gedächtnis bucht, verwechselt Steuersätze. Die folgenden Punkte treten besonders häufig auf.

Umsatzsteuer Sätze verwechselt: 19 Prozent und 7 Prozent werden vertauscht, besonders bei Gastronomie und Büchern.
Vorsteuer vergessen: Eingangsrechnungen ohne Vorsteuerabzug werden nicht erfasst.
Innergemeinschaftliche Erwerbe nicht gemeldet: Sie gehören in die USt-VA, nicht nur in die ZM-Meldung.
Kleinbetragsrechnungen falsch behandelt: Die Vorsteuer darf nur bei ordnungsgemäßen Rechnungen gezogen werden.
Anzahlungen nicht erfasst: Anzahlungen sind im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung zu melden.
Reverse-Charge-Fälle übersehen: Bei Bauleistungen und bestimmten Dienstleistungen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer.
ZM-Meldung und USt-VA weichen voneinander ab: Die gemeldeten innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen übereinstimmen.

Ein weiterer Fehler ist die falsche Periodenzuordnung. Eine Rechnung mit Datum 30. September, die im Oktober bezahlt wird, gehört bei Ist-Versteuerung in den Oktober. Bei Soll-Versteuerung zählt das Leistungsdatum. Wer das verwechselt, meldet Umsätze im falschen Zeitraum.

Auch die Steuernummer ist eine Fehlerquelle. Wer nach einer Umfirmierung oder einem Umzug die alte Nummer verwendet, übermittelt an das falsche Finanzamt. Die Anmeldung gilt dann nicht als abgegeben.

Schließlich fehlt manchmal die Abstimmung mit der Buchhaltung. Wer die USt-VA aus einem anderen Programm zieht als die Buchhaltung, produziert Differenzen. Besser ist eine einzige Datenquelle.

Aktuelle Meldungen zu Fristen und Steuerrecht für den Mittelstand finden sich bei den Kammern: Steuern | Finanzen | Mittelstand.

ZM-Meldung und USt-VA richtig abstimmen

Die ZM-Meldung betrifft innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen. Sie ist ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Beide Meldungen müssen zueinander passen.

Wer Ware in ein anderes EU-Land liefert, meldet den Umsatz in der USt-VA als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. In der ZM-Meldung erscheint derselbe Betrag mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Weichen die Beträge ab, fragt das Finanzamt nach.

Die Abstimmung sollte vor der Übermittlung erfolgen. Ein einfacher Abgleich: Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen in der USt-VA gleich Summe in der ZM-Meldung. Differenzen entstehen oft durch Gutschriften oder nachträgliche Rechnungsänderungen.

Auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden muss gültig sein. Wer eine ungültige Nummer verwendet, verliert die Steuerfreiheit. Die Prüfung ist über das BZSt möglich.

Für kleine Unternehmen mit wenigen EU-Geschäften reicht eine quartalsweise Abstimmung. Wer regelmäßig liefert, sollte monatlich abgleichen. Die ZM-Meldung kann ebenfalls vierteljährlich abgegeben werden, wenn die Lieferungen gering sind.

Zahlungstermin, Lastschrift und Säumniszuschläge

Die Zahllast ist am 10. des Folgemonats fällig, bei Dauerfristverlängerung einen Monat später. Wer per Lastschrift zahlt, muss für ausreichende Deckung sorgen. Bei verspäteter Zahlung entstehen Säumniszuschläge.

Der Säumniszuschlag beträgt einen Prozentpunkt der rückständigen Steuer pro angefangenem Monat. Bei 5.000 Euro Rückstand sind das 50 Euro im ersten Monat. Auf Dauer wird das teuer.

Die Lastschrift ist bequem, aber nicht risikofrei. Wer die Abbuchung nicht rechtzeitig deckt, riskiert eine Rückbuchung und damit Säumniszuschläge. Besser ist ein separates Konto oder ein Puffer.

Wer nicht per Lastschrift zahlt, überweist selbst. Die Überweisung muss so rechtzeitig erfolgen, dass das Geld am Fälligkeitstag beim Finanzamt ist. Bei Überweisungen am 10. kann es zu spät sein.

Fristverstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Die einschlägigen Vorschriften stehen im Ordnungswidrigkeitenrecht: Gesetze im Internet - Gesetze / Verordnungen - Teilliste.

ELSTER-Zugang einrichten: Zertifikat und Benutzerkonto

Ohne ELSTER-Zertifikat ist keine Übermittlung möglich. Das Zertifikat ist eine Datei mit Schlüssel, die Sie bei der Registrierung erhalten. Sie können es auf einem Rechner speichern oder auf einem USB-Stick.

Die Registrierung erfolgt über das ELSTER-Portal. Sie geben Ihre Steuernummer und persönliche Daten an. Anschließend erhalten Sie per Post einen Aktivierungscode. Erst danach ist das Konto nutzbar.

Das Zertifikat hat eine Laufzeit. Wer es nicht rechtzeitig verlängert, kann nicht mehr übermitteln. Die Verlängerung ist kostenlos und online möglich. Ein rechtzeitiger Hinweis findet sich im Portal.

Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern gibt es die Möglichkeit, mehrere Benutzerkonten anzulegen. So kann die Buchhaltung übermitteln, ohne dass der Inhaber seine Zugangsdaten teilt. Das ist auch unter Datenschutzgesichtspunkten sinnvoll.

Wer das Zertifikat verliert, muss ein neues beantragen. Das dauert, weil der Aktivierungscode per Post kommt. Ein Backup des Zertifikats auf einem zweiten Datenträger ist daher ratsam.

Häufige Fragen

Bis wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats. Bei vierteljährlicher Abgabe gilt derselbe Tag nach Quartalsende. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat.

Wann muss ich monatlich und wann vierteljährlich melden?

Das hängt von der Umsatzsteuer des Vorjahres ab. Kleinunternehmer und Betriebe mit geringer Steuer können die vierteljährliche Abgabe beantragen. Das Finanzamt entscheidet über den Voranmeldungszeitraum.

Was kostet die Dauerfristverlängerung?

Sie kostet keine Gebühr, aber eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahres-Umsatzsteuer. Diese Summe wird am Jahresende angerechnet.

Was passiert bei verspäteter Abgabe?

Es können Säumniszuschläge und Ordnungswidrigkeitsverfahren drohen. Der Säumniszuschlag beträgt einen Prozentpunkt der Steuer pro angefangenem Monat.

Muss ich die ZM-Meldung separat abgeben?

Ja, sie ist ein eigenes Formular in ELSTER. Sie betrifft innergemeinschaftliche Lieferungen und muss mit der USt-VA abgestimmt sein.

Wie lange ist mein ELSTER-Zertifikat gültig?

Das Zertifikat hat eine begrenzte Laufzeit und muss rechtzeitig verlängert werden. Die Verlängerung ist kostenlos und online möglich.