Auftragsabwicklung, Zeiterfassung und mobile Nutzung in Rechnungsprogrammen für Handwerksbetriebe

Das Wichtigste auf einen Blick

Drei Aufnahmekriterien für die Auswahl

Auftragsabwicklung: Das Programm muss Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung ohne Medienbruch führen. Abschlags-, Sammel- und Schlussrechnungen gehören dazu, weil Handwerksbetriebe nach Baufortschritt abrechnen.

Zeiterfassung: Zeiten sollen je Mitarbeiter und möglichst je Auftrag erfasst werden. Aus den Stunden entstehen Leistungsnachweise, die als Grundlage der Rechnung dienen.

Wird jede Stunde einem Auftrag zugeordnet, entsteht der Leistungsnachweis ohne Nacharbeit. Bei Pauschalaufträgen genügt oft eine Tageserfassung, bei Regiearbeiten ist die Stundenaufstellung die Abrechnungsgrundlage.

Mobile App: Auf der Baustelle braucht es Belegerfassung per Kamera, Rückmeldungen zum Auftrag und einen Startknopf für Zeiten. Ob dafür eine App oder nur die Weboberfläche bereitsteht, zeigt der Test mit dem eigenen Gerät.

Anbieter im Vergleich

Sechs Namen stehen hier für den Vergleich: Sander, Haufe, Lexware, ToolTime, Hero und weclapp.

Die Matrix ordnet die Kriterien den Anbietern zu. Angaben zu Lexware Office und weclapp stammen aus den Funktionsübersichten dieser Anbieter. Bei den übrigen Namen hängt der Umfang vom Paket ab und ist im Angebot zu klären.

Lexware Office führt Auftrags-Workflows für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen mit Auto-Vervollständigungen. Abschlags-, Sammel- und Schlussrechnungen, EU-Rechnungen und Rechnungen für Bauleistungen nach § 13b UStG entstehen in den Versionen S bis XL. Lexware ist eine Marke der Haufe Group.

weclapp führt im Paket ERP Dienstleistung Chancen, Angebot und Auftragsabwicklung. Das Einzelmodul Auftragsmanagement ab 49 Euro monatlich erlaubt Angebote, Aufträge, Lieferungen, Leistungsnachweise und Rechnungen. Buchbar ist es nur zusammen mit ERP Dienstleistung oder Handel.

ToolTime und Hero gehören zur cloudbasierten Gruppe. Nach Anbieterangaben zählen Auftragsverwaltung, Zeiterfassung je Mitarbeiter und eine App für Android und iOS zu den Kernfunktionen.

Beispielrechnung für fünf Monteure

Angenommen werden sieben Nutzerkonten: fünf Monteure und zwei Bürokräfte. Der Beispielpreis liegt bei 20 bis 80 Euro netto je Nutzer und Monat, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Rechnung ist ein Beispiel, keine Preisliste eines Anbieters.

Bei 20 Euro netto je Nutzer ergeben sich 140 Euro netto im Monat. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 166,60 Euro. Bei 80 Euro je Nutzer steigen die Werte auf 560 Euro netto und 666,40 Euro brutto. Über zwölf Monate entspricht das 1.999,20 Euro bis 7.996,80 Euro brutto.

Belege, Fristen und Aufbewahrung

Rechnungen und Buchungsbelege sind über Jahre aufzubewahren und müssen lesbar bleiben. § 147 der Abgabenordnung regelt die Fristen für Buchungsbelege, § 257 des Handelsgesetzbuchs ergänzt sie für Handelsbücher und Rechnungen von Kaufleuten.

Ein Rechnungsprogramm sollte Belege unveränderbar ablegen, den Export ermöglichen und Fristen überwachen. Wie Betriebe ihre Buchhaltung digitalisieren, ordnet der Bitkom zur digitalen Transformation ein.

Mobile Nutzung und Sicherheit

Wer Zeiten und Belege von der Baustelle überträgt, arbeitet mit einer Webanwendung, die über das Internet erreichbar ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt in seinen Empfehlungen zu Webanwendungen, welche Schutzmaßnahmen dort greifen.

Für den Alltag heißt das: zwei Faktoren bei der Anmeldung, je Mitarbeiter ein eigenes Konto und zeitnahe Updates. Ein Testlauf mit dem eigenen Smartphone zeigt, ob Belegerfassung und Zeiterfassung ohne Umwege funktionieren.

Prüfschritte vor der Entscheidung

Häufige Fragen

Bietet Lexware Office eine eigene Zeiterfassung?

Nein, im Kernprodukt ist keine Zeiterfassung ausgewiesen. Lexware Office verweist auf Partner-Erweiterungen für Zeiterfassung und Reisekosten, die verknüpft werden können.

Ist die mobile Lager-App von weclapp im Basispreis enthalten?

Nein, die App gehört zum Paket ERP Handel. Das ERP-Starter-Paket enthält keine Lagerverwaltung. Die Einzellizenz Lager ab 49 Euro monatlich erlaubt die Nutzung der App, ist aber nur zusammen mit einem ERP-Paket buchbar.

Welche Anbieter erfüllen alle drei Aufnahmekriterien?

Belegbar ist das für Lexware Office und weclapp, jeweils mit Einschränkungen bei der Zeiterfassung. ToolTime und Hero nennen Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und App; bei Sander und Haufe entscheidet das gebuchte Paket.

Reicht eine Zeiterfassung ohne Auftragsbezug?

Für die Rechnungsstellung ist der Auftragsbezug wichtig, weil Leistungsnachweise sonst manuell zugeordnet werden. Wer Pauschalen abrechnet, kommt mit Tageszeiten aus.