Welche belegten Betriebs- und Hosting-Unterschiede sollte ich bei Cloud- oder lokaler Rechnungssoftware abwägen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Hosting: Rechenzentrum oder eigener Server

Im Cloud-Betrieb läuft das Rechnungsprogramm im Rechenzentrum. Anbieter wie sevdesk und lexoffice, heute als Lexware Office geführt, übernehmen Updates, Datenbanksicherung und Bereitstellung. Sie stellen Arbeitsplätze und Internetanschluss.

Lokale Software wie Lexware Buchhalter oder die in der Kanzlei installierte DATEV-Lösung liegt auf eigener Hardware oder einem Server im Betrieb. Patches, Firewall, Datensicherung und Wiederanlauf nach einem Defekt bleiben dann Ihre Aufgabe.

Wie viel Verantwortung Sie abgeben, hängt am gewählten Betriebsmodell. Das BSI beschreibt in seinen Empfehlungen zu Cloud-Computing Anforderungen an Anbieterauswahl, Vertragsgestaltung und Risikobewertung. Serverstandort und Subunternehmer sollten schriftlich bestätigt werden, weil Prospekte dazu oft schweigen.

Ein zweiter Punkt ist der Datenexport. Fragen Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Buchungsdaten und Belege herauskommen und ob das Archiv nach einer Kündigung lesbar bleibt.

DSGVO, AV-Vertrag und Belegarchiv

Bei Cloud-Nutzung verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag. Nötig ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, der Weisungsbindung, Subunternehmer und Löschung regelt.

Bei lokaler Installation entfällt er meist, weil keine Übermittlung an Dritte stattfindet. Prüfen Sie trotzdem, ob das Programm die Pflichtangaben nach § 14 UStG erzeugen kann, etwa Steuernummer, Leistungsbeschreibung und Entgeltaufteilung.

Die Aufbewahrung hängt nicht am Betriebsmodell. § 147 AO regelt Fristen und Form: Belege müssen geordnet und lesbar archiviert werden, auch wenn sie in einer Cloud liegen.

Für Cloud-Archive folgt daraus eine harte Anforderung. Export und Lesbarkeit müssen unabhängig vom Anbieter gesichert sein, sonst wird die Aufbewahrungspflicht bei einem Wechsel zum Problem.

Backup, Ausfallzeiten und Notfallplan

Cloud-Anbieter sichern nach eigenen Angaben täglich. Zugesagte Wiederherstellungszeiten fehlen jedoch häufig. Fragen Sie RPO und RTO ab, also den möglichen Datenverlust und die Wiederanlaufzeit, und lassen Sie sich eine Rücksicherung zeigen.

Lokal entscheiden Sie selbst über Rhythmus, Aufbewahrungsort und Prüfung der Sicherung. Ein Backup ohne getestete Rücksicherung ist kein Backup. Das BSI nennt in seinen Sicherheitsempfehlungen für Webanwendungen unter anderem starke Authentifizierung und Protokollierung.

Ausfallzeiten treffen beide Modelle unterschiedlich. Ohne Internetanschluss steht die Cloud-Buchhaltung still, ohne funktionierenden Server die lokale. Ein Ausweichweg für Rechnungsfristen, etwa eine vorbereitete Papierrechnung, ist deshalb sinnvoll.

Beispielkosten: Abo gegen Kaufversion

Beispielrechnung für drei Arbeitsplätze, Angaben fiktiv und netto zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer. Ein Cloud-Abo zu 39 Euro im Monat kostet 468 Euro im Jahr, brutto 556,92 Euro.

Eine lokale Kaufversion zu 300 Euro einmalig, dazu 60 Euro Wartung und 160 Euro Betreuung im Jahr, ergibt 520 Euro im ersten Jahr, brutto 618,80 Euro. Am Markt liegen Cloud-Abos häufig zwischen 15 und 100 Euro netto pro Monat, brutto 17,85 bis 119 Euro.

Ob das Abo günstiger bleibt, hängt von der Nutzerzahl ab. Vergleichen Sie beide Varianten über drei Jahre und rechnen Sie Ihre eigene Betreuungszeit mit.

Checkliste vor der Entscheidung

Anbieter und Betriebsmodell im Vergleich

sevdesk und lexoffice (Lexware Office) arbeiten cloudbasiert, Lexware führt daneben lokale Kaufversionen. DATEV kombiniert mit Unternehmen online eine Cloud-Anwendung und mit Kanzlei-Rechnungswesen eine in der Kanzlei installierte Lösung. Welcher Weg passt, hängt von Nutzerzahl, Kanzleianbindung und Exportbedarf ab.

Häufige Fragen

Ist Cloud-Rechnungssoftware sicherer als lokale Software?

Das lässt sich pauschal nicht beurteilen. Cloud-Anbieter betreiben Rechenzentren mit eigenem Sicherheitspersonal, lokale Software bleibt unter Ihrer Kontrolle. Entscheidend sind Vertrag, Verschlüsselung und ein geplanter Notfallweg.

Was kostet Cloud-Rechnungssoftware?

Für kleine Betriebe liegen Abos häufig zwischen 15 und 100 Euro netto pro Monat, zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer. Lokal kommen Kaufpreis, Wartung und Betreuungszeit hinzu.

Welche Pflichten treffen mich bei Cloud-Buchhaltung?

Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und müssen die Aufbewahrungsfristen einhalten. Rechnungen benötigen ihre Pflichtangaben unabhängig davon, wo das Programm läuft.

Was passiert bei einer Kündigung?

Klären Sie vorher, wann der Zugriff endet, wann Daten gelöscht werden und in welchem Format der Export möglich ist. Diese drei Punkte gehören in die Vertragsprüfung.