Wie Handwerksbetriebe in München ihre Lieferantenrechnungen verwalten

Das Wichtigste auf einen Blick

Ablauf der Belegerfassung im Münchner Handwerk von Eingang bis Buchung

Der Ablauf beginnt dort, wo der Beleg ankommt. Auf der Baustelle in Sendling, im Lager in Dachau, im Büro an der Landsberger Straße. Wer keine feste Annahmestelle hat, sucht Rechnungen später in E-Mails und Fahrzeughandschuhfächern zusammen.

Schritt 1: Belegeingang sammeln

Papierrechnungen kommen in eine Eingangsmappe, digitale Belege in ein eigenes Postfach. Baustoffhändler und Großhändler versenden zunehmend PDF-Rechnungen per E-Mail. Wer beides mischt, verliert den Überblick.

Schritt 2: Belege erfassen

Jeder Beleg bekommt ein Eingangsdatum und eine fortlaufende Nummer. Die Belegerfassung im Handwerk erfasst mindestens Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und Leistung. Wer mit DATEV arbeitet, legt den Beleg im Unternehmen online ab.

Schritt 3: Beleg prüfen

Vor der Buchung steht die Prüfung. Stimmen Menge, Preis und Leistung mit der Bestellung überein? Wurde die Leistung tatsächlich erbracht? Erst danach geht der Beleg in die Freigabe.

Schritt 4: Freigeben

Der Meister oder ein benannter Vertreter gibt frei. Bei kleineren Beträgen genügt eine Person, bei größeren zwei. Die Freigabe wird mit Datum und Namen dokumentiert.

Schritt 5: Buchen

Der Steuerberater bucht den Beleg oder der Betrieb bucht selbst. Danach wird der Beleg abgelegt, digital oder in Papierform, und bleibt für die Aufbewahrungsfrist verfügbar.

Praxisbeispiel: Elektrobetrieb aus Pasing

Ein Elektrobetrieb mit acht Mitarbeitern erhält pro Woche rund 30 Lieferantenrechnungen. Zwei kommen per Post, der Rest per E-Mail. Die Bürokraft scannt die Papierbelege, prüft alle Rechnungen gegen die Bestellungen und legt sie im DATEV Unternehmen online zur Freigabe ab. Der Meister gibt freitags frei, der Steuerberater bucht montags.

Vorher lagen die Belege bis zu drei Wochen im Büro. Heute braucht die Bürokraft für Erfassung und Prüfung rund drei Stunden pro Woche, vorher waren es sechs.

Lieferantenrechnungen prüfen: Pflichtangaben und Freigabeprozesse

Ohne die Pflichtangaben ist eine Rechnung kein ordnungsgemäßer Beleg. Der Vorsteuerabzug hängt daran. Die amtlichen Fundstellen zu Rechnungs- und Buchführungspflichten stehen in den Gesetzen im Internet.

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung

Fehlt eine Angabe, wird die Rechnung nicht gebucht, sondern reklamiert. Das gilt auch für Reverse-Charge-Fälle, etwa bei Bauleistungen nach Paragraf 13b UStG. Gerade im Handwerk ist das häufig.

Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen

Ein Freigabeprozess legt fest, wer bis zu welchem Betrag allein entscheiden darf. Typisch sind drei Stufen: bis 500 Euro die Bürokraft, bis 5.000 Euro der Meister, darüber die Geschäftsführung. Jede Stufe braucht eine Vertretung, sonst stockt der Ablauf im Urlaub.

Wichtig ist die Trennung von Erfassung und Freigabe. Wer die Rechnung anlegt, sollte sie nicht allein freigeben. Das schützt vor Fehlern und vor Nachfragen bei der Betriebsprüfung.

Ein Beispiel für die Vertretung: Fällt die Bürokraft aus, erfasst die Auszubildende im dritten Lehrjahr die Belege, freigeben darf sie aber nur bis zur untersten Stufe. Der Meister zeichnet die Vorgänge am nächsten Werktag gegen. Dokumentiert wird die Freigabe digital als Häkchen mit Datum und Kürzel, bei Papierbelegen mit Handzeichen und Datum auf dem Beleg.

Zusammenarbeit mit Steuerberatern im DATEV-Ökosystem

München hat viele Steuerberater, die auf Handwerk spezialisiert sind. Viele arbeiten mit DATEV. Der Betrieb muss deshalb nicht selbst buchen, sondern liefert Belege und Informationen.

Verbreitete Produkte sind DATEV Unternehmen online für die Belegablage im Betrieb und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen beim Steuerberater, dazu oft DATEV Belegtransfer zum Scannen. Die monatlichen Kosten hängen vom Paket und der Zahl der Buchungen ab. Für kleine Mandate liegen sie typischerweise bei etwa 10 bis 30 Euro netto pro Monat. Maßgeblich ist die Preisliste des Anbieters.

Was der Betrieb liefert

Was der Steuerberater übernimmt

Der Steuerberater kontoniert, bucht, erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss. Er prüft auch, ob die Buchführung den GoBD entspricht. Die Grundlage der Buchführungspflicht kleiner Betriebe steht im Handelsgesetzbuch, nachlesbar in der Teilliste der Gesetze und Verordnungen.

Für Handwerksbetriebe kommen lohnsteuerliche Pflichten hinzu. Die Lohnsteuer- und Lohndurchschnittsvorschriften sind in der entsprechenden Gesetzesübersicht zusammengefasst. Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss Löhne, Abzüge und Meldungen im Blick behalten.

Der Austausch läuft heute meist digital. Der Betrieb legt Belege in einem gemeinsamen Ordner ab, der Steuerberater greift darauf zu. Rückfragen kommen per Nachricht, nicht per Telefonat. Das spart Wege, gerade wenn der Steuerberater in der Innenstadt sitzt und der Betrieb in Germering.

Fristen bis zur Weitergabe an den Steuerberater

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. des Folgemonats fällig. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Belege sollten deshalb spätestens eine Woche vor der jeweiligen Frist beim Steuerberater liegen, damit Rückfragen noch beantwortet werden können.

Anforderungen der Handwerkskammer München und Oberbayern

Die Handwerkskammer München und Oberbayern ist für Betriebe in der Region die zuständige Kammer. Sie berät zu Buchführungspflicht, Betriebsprüfung und zur Auslagerung von Buchhaltung. Dazu gehört die betriebswirtschaftliche Beratung, die auch Kosten, Kalkulation und Buchführung abdeckt. Termine werden über das Servicecenter der Kammer in München vergeben.

Wann die Kammer relevant wird

Bei der Eintragung in die Handwerksrolle, bei Änderungen der Betriebsform und bei Fragen zur Ausbildungsvergütung. Auch zu steuerlichen Themen gibt es dort Ansprechpartner. Ergänzende Informationen zu Steuern, Finanzen und Recht für Handwerksbetriebe bietet der DIHK mit seinen Themenfeldern.

Buchführungspflicht: wann sie greift

Ein Handwerksbetrieb muss Bücher führen, wenn der Umsatz im Kalenderjahr 800.000 Euro übersteigt oder der Gewinn 80.000 Euro. Wer darunter liegt, darf eine einfache Einnahmenüberschussrechnung nutzen. Die Grenzen gelten bundesweit, also auch in München.

Wichtig ist: Die Pflicht zur Aufzeichnung trifft den Betrieb, nicht den Steuerberater. Der Berater kann die Arbeit übernehmen, die Verantwortung bleibt beim Betriebsinhaber.

Aufbewahrung

Rechnungen und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, Verträge und Lohnunterlagen länger. Digitale Ablage ist erlaubt, wenn sie den GoBD entspricht. Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, sofern die Nachvollziehbarkeit gesichert ist.

Digitale Belegverwaltung für kleine Handwerksbetriebe in München

Digitale Belegverwaltung bedeutet nicht, alles sofort umzustellen. Der Einstieg gelingt schrittweise.

Checkliste für den Start

Muster für die schriftliche Freigaberegelung

Das Muster hält fünf Punkte fest und verweist bei den Beträgen auf die Stufen im Abschnitt Freigabeprozesse.

Was das bringt

Suchen entfällt. Wer eine Rechnung braucht, findet sie in Minuten statt in Stunden. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird pünktlich, weil Belege nicht mehr fehlen. Und bei einer Betriebsprüfung lässt sich der Ablauf erklären, weil er dokumentiert ist.

Was zu beachten bleibt

Nicht jede Software passt zu jedem Betrieb. Wer mit DATEV arbeitet, bleibt im DATEV-Ökosystem. Wer ohne Steuerberater bucht, braucht ein Programm, das Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR kann. Entscheidend ist, dass Belege unveränderbar abgelegt werden.

Kleinere Betriebe in München unterschätzen den Aufwand für die Umstellung. Zwei bis drei Wochen Einarbeitung sind realistisch. Danach sinkt der Aufwand pro Beleg deutlich.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Lieferantenrechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Ja, wenn die digitale Ablage den GoBD entspricht und die Belege vollständig und lesbar erfasst sind. Der Ablauf sollte dokumentiert sein.

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb Bücher führen?

Erst wenn der Umsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro übersteigt. Darunter genügt die Einnahmenüberschussrechnung.

Wer haftet, wenn eine Rechnung falsch gebucht wird?

Die Verantwortung für die Buchführung bleibt beim Betriebsinhaber. Der Steuerberater haftet für seine Beratung, nicht für fehlende Belege.

Was mache ich, wenn ein Lieferant keine ordnungsgemäße Rechnung stellt?

Rechnung reklamieren und korrigieren lassen. Ohne Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.