Ausgaben erfassen mit App oder Excel im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Wann Excel genügt und wann eine App Zeit spart

Excel bleibt Handarbeit: Beträge werden eingetippt, der Kontoauszug per Kopieren und Einfügen abgeglichen, die Umsatzsteuer über eigene Formeln berechnet. Ein Änderungsprotokoll entsteht nur, wenn jemand es pflegt.

Eine App übernimmt drei Schritte. Beim Belegscan liest sie aus Foto oder PDF Betrag, Datum und Steuersatz aus und hängt den Beleg an die Buchung. Beim Bankimport kommen Kontobewegungen über die Kontoschnittstelle und werden als Vorschlag zugeordnet. Die Umsatzsteuer ergibt sich aus dem hinterlegten Steuersatz.

Für den Vorsteuerabzug zählt die Rechnung selbst. Sie braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG, etwa vollständige Anschriften von Leistendem und Empfänger sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Pflichtangaben nach § 14 UStG). Eine App prüft solche Felder beim Scannen, eine Tabelle prüft nichts.

Die drei Apps im direkten Vergleich

Die Einstiegstarife liegen je nach Tarifstufe und Abrechnungsintervall zwischen rund 10 und 50 Euro netto pro Monat. Alle drei Anbieter rechnen monatlich oder jährlich ab und bieten eine kostenlose Testphase; maßgeblich ist die jeweils gültige Preisliste.

Für die Auswahl zählen Nutzerzahl, Vertragsbindung und Automatisierungstiefe, etwa Regeln für wiederkehrende Buchungen. Wer nur Rechnungen schreiben will, braucht kein Buchhaltungsmodul.

In der App liegen die Belege beim Anbieter. Das BSI beschreibt in seinen Empfehlungen zu Cloud-Computing, worauf Unternehmen bei Auswahl und Vertragsgestaltung achten sollten (BSI: Cloud-Computing).

Beispielrechnung: Excel gegen einen 24-Euro-Tarif

Excel kostet 0 Euro Lizenzgebühr, wenn ein Office-Paket im Betrieb vorhanden ist. Ein App-Tarif für 24 Euro netto pro Monat ergibt 288 Euro netto im Jahr, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 342,72 Euro brutto. Bei 50 Euro netto pro Monat stehen 600 Euro netto und 714,00 Euro brutto im Jahr.

Bei 60 Belegen monatlich und angenommen zwei Minuten je Handeingabe summiert sich die Erfassung in Excel auf zwei Stunden. Ob diese Zeit teurer ist als die Tarifgebühr, hängt vom eigenen Stundensatz ab. Über das Jahr stehen 0 Euro Lizenzkosten je nach Tarif 120 bis 600 Euro netto gegenüber.

Umsatzsteuer, Kleinunternehmer und Aufbewahrung

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer ab. Ihre Umsatzsteuerspalte bleibt in der App leer, in Excel entfällt die Formel. Für diese Gruppe zählen Belegscan und Bankimport, nicht die Steuerauswertung.

Buchungsbelege sind nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Abschlüsse und Inventare zehn Jahre (Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO). Eine App legt das gescannte Bild am Datensatz ab; in Excel muss die Datei den Zeitraum lesbar überstehen.

Häufige Fragen

Was kostet Excel im Vergleich zu einer App?

Excel verursacht 0 Euro Lizenzkosten, wenn eine Lizenz vorhanden ist. App-Tarife liegen bei rund 10 bis 50 Euro netto pro Monat, also zwischen 142,80 Euro und 714,00 Euro brutto im Jahr.

Welche Option passt zu welchem Belegaufkommen?

Bis etwa 20 Belege im Monat reicht eine gepflegte Tabelle. Ab etwa 50 Belegen aus mehreren Quellen lohnt sich eine App. Dazwischen entscheidet der Bankabgleich: Läuft er wöchentlich, spricht das für eine App.

Was unterscheidet lexoffice, sevdesk und fastbill?

Belegscan, Bankimport und Steuerauswertung bieten alle drei. lexoffice staffelt den Funktionsumfang und berechnet Zusatznutzer, sevdesk bucht Rechnung und Buchhaltung getrennt, fastbill ist auf Freiberufler und kleine Teams zugeschnitten.

Übernimmt eine App die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Auswertung liefert die Zahlen für die Voranmeldung. Die Übermittlung läuft über das Programm oder das Elster-Portal. Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen diesen Schritt nicht (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG).

Muss ich Belege acht oder zehn Jahre aufbewahren?

Beide Fristen gelten, je nach Belegart. Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Abschlüsse und Inventare zehn Jahre. Entscheidend ist, dass der Beleg über den gesamten Zeitraum lesbar bleibt.