Ausgaben erfassen: Kosten als Modellrechnung

Das Wichtigste auf einen Blick

Planungsansätze für App, Scanner und Belegmanagement

Drei Posten können die Kosten beim Erfassen von Ausgaben bestimmen: die App, das Scangerät und die Ablage der Belege. Die folgenden Beträge sind Planungsansätze, keine konkreten Anbieterangebote. Sie können je nach Funktionsumfang und Belegmenge abweichen.

Einfache Abos sind hier mit 10 Euro netto pro Monat angesetzt. Für Fremdwährungen, mehrere Konten und automatische Kontierung liegt der Planungsansatz bei bis zu 60 Euro netto pro Monat. Entscheidend ist meist die Belegzahl, nicht die Zahl der Nutzer.

Für den Scanner setzt die Übersicht 150 Euro netto als Einstieg und 600 Euro netto für die Oberklasse an. Duplexscan und Netzanbindung können den Funktionsumfang erweitern. Diese Beträge sind einmalige Planungsansätze, keine Preise bestimmter Modelle.

Für Belegmanagement sind hier Abos von 20 bis 150 Euro netto pro Monat angesetzt. Enthalten sein können Texterkennung, Prüfsummen und eine Archivierung, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung standhält. Belegmanagement ist bei manchen Angeboten bereits Teil der App: Den Posten daher nur zusätzlich rechnen, wenn er tatsächlich separat berechnet wird. Alle Beträge verstehen sich zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer.

Für die Planung zählt die Summe aus laufenden und einmaligen Kosten. Die folgende Übersicht und Beispielrechnung beruhen auf den hier angesetzten Beträgen; sie ersetzen keine konkreten Anbieterangebote.

Nebenposten, die den Preis treiben

Die Listenpreise sind selten die Endsumme. Viele Anbieter rechnen zusätzliche Nutzer, größere Belegkontingente und zusätzlichen Speicherplatz separat ab.

Auch das einmalige Onboarding kostet Geld. Wer aus einer Excel-Liste oder aus Ordnern umzieht, zahlt je nach Datenmenge einen vierstelligen Betrag oder leistet die Arbeit selbst.

Digitale Ablage kann Regalfläche und Ordner sparen. Originale dürfen jedoch nicht pauschal unmittelbar nach dem Scannen vernichtet werden. Ob und wann eine Vernichtung zulässig ist, hängt von der Art des Belegs, den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO) und der ordnungsgemäßen digitalen Erfassung ab.

Beispielrechnung: drei Personen, 400 Belege im Monat

Angenommen werden mittlere Ausstattung und 400 Belege pro Monat. Die Modellrechnung unterstellt, dass App und Belegmanagement getrennt berechnet werden; enthält die App die Belegverwaltung bereits, darf dieser Posten nicht zusätzlich angesetzt werden. Alle Beträge sind Nettopreise, die Umsatzsteuer steht daneben.

Dem steht gesparte Arbeitszeit gegenüber. Wer 400 Belege von Hand erfasst, braucht bei drei Minuten je Beleg rund 20 Stunden. Mit Scan und Texterkennung sinkt der Aufwand auf etwa sieben Stunden, also 13 Stunden weniger. Bei 30 Euro internem Stundensatz entspricht das rund 400 Euro entlasteter Arbeitszeit pro Monat.

Wo die Kosten wieder zurückkommen

Wer zur Regelbesteuerung gehört, zieht die Umsatzsteuer aus diesen Rechnungen als Vorsteuer ab. Die Pflichten dazu regelt das Umsatzsteuergesetz, von der Rechnungsangabe bis zum Vorsteuerabzug. Netto wird damit zum maßgeblichen Rechenwert. Bei monatlichen Abos fällt die Umsatzsteuer jeden Monat erneut an.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG rechnen anders. Sie stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und ziehen keine Vorsteuer ab. Für sie zählt der Bruttopreis, also bis zu 714,00 Euro für einen Scanner.

Die steuerliche Behandlung eines Scanners richtet sich nach der Nutzungsdauer und der steuerlichen Einordnung der Anschaffung. Fällt das Gerät unter die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter, kann eine Sofortabschreibung in Betracht kommen. Das Belegmanagement-Abo bleibt dagegen laufender Aufwand und schlägt monatlich durch.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Mindestkosten beim Erfassen von Ausgaben?

Wenn App und Belegmanagement getrennt abgerechnet werden, liegen die hier angesetzten laufenden Kosten bei 10 Euro netto für das App-Abo und 20 Euro netto für das Belegmanagement, zusammen 30 Euro netto pro Monat. Ist das Belegmanagement im App-Abo enthalten, darf es nicht nochmals addiert werden. Ein Scanner für 150 Euro netto kommt einmalig hinzu.

Rechnet sich ein eigener Scanner gegenüber einem Dienstleister?

Ein konkreter Kostenvergleich ist mit diesen Angaben nicht möglich, weil hier kein Dienstleisterpreis angesetzt ist. Ob sich ein eigener Scanner lohnt, prüfen Sie mit einem konkreten Angebot: Stellen Sie dessen monatliche Kosten den eigenen laufenden Kosten für App und Belegmanagement sowie dem auf den Nutzungszeitraum verteilten Scannerpreis gegenüber. Berücksichtigen Sie dabei auch interne Arbeitszeit. Bei wenigen Belegen pro Woche reicht oft eine Handy-App; ab einigen hundert Belegen im Monat kann ein Scanner mit Einzug Zeit sparen, weil kein Blatt einzeln aufgelegt wird.

Können Kleinunternehmer die Umsatzsteuer zurückholen?

Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, zahlt den Bruttopreis und kann keine Vorsteuer abziehen. Der Bruttobetrag ist dann die volle Kostenposition.

Welche Belegmenge rechtfertigt ein Belegmanagement-Abo?

Ab etwa 100 Belegen im Monat wird die manuelle Ablage zum Zeitfresser. Das Abo kostet ab 20 Euro netto pro Monat und ist damit günstiger als eine Stunde Büroarbeit.