Wie erfasse ich Ausgaben im Kleinbetrieb richtig und umsatzsteuerlich korrekt?

Das Wichtigste auf einen Blick

Diese Belegarten fallen im Kleinbetrieb an

Betriebsausgaben sind nur abziehbar, wenn ein Beleg sie nachweist. Der Beleg muss zum Betrieb gehören und dem richtigen Jahr zugeordnet sein. Fehlt er, kürzt das Finanzamt im Zweifel den Aufwand und die Vorsteuer.

Die wichtigsten Belegarten:

Rechnung und Zahlungsbeleg sind zu trennen. Der Kontoauszug beweist nur den Geldfluss. Als Buchungsbeleg und damit als aufbewahrungspflichtiges Dokument dient die Rechnung.

Pflichtangaben: Eingangsrechnung und Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Die Pflichtangaben stehen in § 14 UStG. Dazu zählen:

Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug entfällt dann so lange, bis der Aussteller berichtigt. Jede Eingangsrechnung wird deshalb vor dem Buchen kurz geprüft.

Für Kleinbeträge gelten Erleichterungen. Bis 250 Euro brutto je Rechnung genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuersatz. Empfängeranschrift, Steuernummer und gesonderter Steuerausweis sind nicht erforderlich. Der Vorsteuerabzug bleibt bestehen.

Die Grenze gilt brutto je Rechnung, nicht je Position und nicht je Monat. Eine Lieferung über 250 Euro in mehrere Teilrechnungen zu zerlegen, ist keine zulässige Gestaltung.

Umsatzsteuer: 19 Prozent, 7 Prozent und der Vorsteuerabzug

Der Regelsatz der Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt unter anderem für Lebensmittel ohne Getränke, Bücher, Zeitungen, Blumen und Speisen in der Gastronomie. Getränke werden mit 19 Prozent abgerechnet, ebenso Büroausstattung, Werkzeuge und die meisten Dienstleistungen.

Rechenbeispiel Bürostuhl: 595,00 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer ergeben 500,00 Euro netto und 95,00 Euro Steuer. Der Betrieb bucht 500,00 Euro als Betriebsausgabe und 95,00 Euro als Vorsteuer.

Rechenbeispiel Fachbuch: 32,10 Euro brutto bei 7 Prozent Umsatzsteuer ergeben 30,00 Euro netto und 2,10 Euro Steuer. Auch dieser Steuerbetrag ist Vorsteuer.

Vorsteuer zieht nur ab, wer Unternehmer ist und eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt. Die Leistung muss für das Unternehmen bezogen sein. Die Ausschlusstatbestände stehen im Umsatzsteuergesetz. Nicht abziehbar ist die Vorsteuer unter anderem für Geschenke über 50,00 Euro je Empfänger und Jahr und für den privaten Teil einer Kfz-Nutzung.

Bei Bewirtung von Geschäftspartnern sind 70 Prozent der Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. In gleicher Höhe ist die Vorsteuer abziehbar. Der Bewirtungsbeleg muss Ort, Datum, Teilnehmer und Anlass nennen.

Bei Leistungen aus einem anderen EU-Staat schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten. Die Einzelheiten regelt § 14a UStG.

Kategorien für die Ausgabenerfassung

Kategorien machen aus einer Belegsammlung eine Auswertung. Sinnvoll ist ein Satz, der zum Kontenrahmen passt, etwa SKR 03 oder SKR 04. Jede Ausgabe bekommt genau eine Kategorie.

Bewirtung und Geschenke gehören auf getrennte Konten. Nur so lassen sich die 70-Prozent-Regel und die 50,00-Euro-Grenze je Empfänger nachhalten. Reisekosten werden nach Art getrennt, weil Übernachtung, Verpflegungspauschale und Fahrtkosten unterschiedlich behandelt werden.

Wer Bargeld einnimmt und ausgibt, führt zusätzlich ein Kassenbuch. Der Kassenbestand wird täglich gezählt und mit dem Buchstand verglichen. Differenzen gehören mit Datum und Begründung in die Aufzeichnung.

Fünf Schritte vom Beleg zur Buchung

Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat. Wer die Grenzen des § 19 UStG einhält, gibt keine Voranmeldung ab.

Der Zahlungsabgleich ist der Prüfstein der Erfassung. Jede Buchung ohne passenden Zahlungsvorgang bleibt offen und taucht in der Abstimmung auf. Wer monatlich abgleicht, findet Fehler im selben Monat.

lexoffice, sevdesk und Excel im Vergleich

lexoffice von Lexware und sevdesk sind Buchhaltungsprogramme für Kleinbetriebe und Selbstständige. Beide erfassen Belege per App oder Upload, erkennen Betrag und Datum automatisch und schlagen Buchungen vor. Beide verbinden sich mit dem Bankkonto, erstellen Rechnungen und bereiten die Umsatzsteuer-Voranmeldung vor.

Die Unterschiede liegen im Funktionsumfang der Pakete, in der Zahl der nutzbaren Konten und im Preis. Die Anbieter nennen die aktuellen Konditionen auf ihren eigenen Seiten. Für die Auswahl zählt, welche Aufgaben abgedeckt sein müssen.

Excel bleibt für kleine Mengen eine Option. Eine Tabelle mit Datum, Aussteller, Betrag, Steuersatz und Kategorie ist schnell angelegt. Die Grenzen: Pflichtangaben werden nicht geprüft, der Steuersatz wird nicht erkannt, eine Voranmeldung entsteht nicht, und ohne Zusatzaufwand ist die Datei nicht revisionssicher. Ab etwa 20 Belegen im Monat kostet die Pflege mehr Zeit als ein Programm.

Hinweise zu Buchführungspflichten und Digitalisierung bündeln die Industrie- und Handelskammern auf den Themenseiten des DIHK.

Aufbewahrung: acht Jahre für Buchungsbelege

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Die Regel steht in § 147 AO. Rechnungen, Kassenbons und Kontoauszüge zählen zu diesen Belegen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung vorgenommen wurde.

Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte bleiben zehn Jahre. Das regelt § 257 HGB. Beide Fristen gelten auch für digital geführte Unterlagen.

Belege dürfen digital aufbewahrt werden. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoBD, muss das gescannte Bild mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar gespeichert sein. Dann darf das Papier vernichtet werden.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer ab. Seit dem 1. Januar 2025 gelten Grenzen von 25.000,00 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000,00 Euro im laufenden Jahr. Wer darunter bleibt, ist von der Regelbesteuerung befreit.

Für Ausgaben heißt das: brutto buchen. Die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen wird nicht als Vorsteuer gezogen, sondern ist Teil der Betriebsausgabe. Eine Trennung von Netto und Steuer entfällt in der Buchhaltung.

Häufige Fragen

Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung?

Bis 250 Euro brutto je Rechnung. Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuersatz genügen. Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde.

Welche Angaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung erfolgt ist.

Kann ich Ausgaben in Excel erfassen?

Ja, bei wenigen Belegen. Excel prüft aber keine Pflichtangaben und erzeugt keine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ab etwa 20 Belegen im Monat ist ein Programm wie lexoffice oder sevdesk wirtschaftlicher.

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?

Ohne Beleg ist die Betriebsausgabe nicht abziehbar, der Vorsteuerabzug entfällt. Eine Kopie vom Aussteller hilft weiter. Ein Eigenbeleg ersetzt keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug.