Belegverwaltung im Unternehmen als Übersicht zu Kosten für Scan, DMS und Aufbewahrung

Das Wichtigste auf einen Blick

Was Scan-Dienstleister pro Beleg berechnen

Wer Belege auslagert, zahlt je nach Stückzahl und Aufwand zwischen 0,03 und 0,15 Euro netto pro Scan. Große Mengen mit gleichförmigem Papier liegen am unteren Rand. Kleine Stapel mit Sortieren, Entklammern und Nachbearbeitung erreichen den oberen Wert.

Vier Faktoren bestimmen den Preis: Menge, Papierqualität, gewünschte Volltexterkennung und vorsortierende Zuarbeit. Dienstleister wie Iron Mountain übernehmen Digitalisierung und anschließende Lagerung aus einer Hand. Regionale Anbieter kalkulieren kleine Aufträge dagegen häufig nach Zeitaufwand, weil feste Stückpreise erst ab einigen tausend Belegen wirtschaftlich sind.

Für 5.000 Belege ergeben sich bei 0,08 Euro netto rund 400,00 Euro netto. Bei 20.000 Belegen im Jahr sind Nachlässe bis an den unteren Rand der Spanne realistisch. Wer selbst scannt, braucht einen Dokumentenscanner mit Einzug. Solche Geräte kosten je nach Durchsatz zwischen rund 300,00 und 1.500,00 Euro netto. Dazu kommen Arbeitszeit für Einscannen, Prüfen und Ablegen.

DMS: Miete, Lizenz und Einrichtung

Cloud-DMS für kleine Betriebe starten bei 20,00 Euro netto pro Monat. Nach oben liegt die Miete bei etwa 200,00 Euro netto, wenn mehrere Nutzer, Schnittstellen und Rechtekonzepte dazukommen. Auf alle Beträge fallen 19 Prozent Umsatzsteuer zusätzlich an.

Einstiegstarife für ein bis drei Nutzer kosten 20,00 bis 60,00 Euro netto im Monat. Systeme mit Belegworkflow, automatischer Kontierung und Anbindung an DATEV, sevdesk oder lexoffice liegen bei 80,00 bis 200,00 Euro netto. Die Amortisation hängt an der gesparten Suchzeit. Wer pro Beleg zwei Minuten sucht, verliert bei 5.000 Belegen rund 167 Stunden im Jahr.

Neben der Miete gibt es Einmallizenzen. ecoDMS und PaperOffice verkaufen Dauerlizenzen, DocuWare, ELO Digital Office und d.velop rechnen projektbezogen ab. Dort kommen einmalige Kosten für Installation, Rechtevergabe und Schulung hinzu. Der Bitkom bündelt Hintergründe zur digitalen Transformation von Dokumentenprozessen.

Aufbewahrung: eigene Regale oder Dienstleister

Papier braucht Platz. Ein Regalmeter im eigenen Archiv belegt bei 0,40 Meter Tiefe rund 0,4 Quadratmeter. Bei einer angenommenen Miete von 10,00 Euro pro Quadratmeter und Monat kostet der laufende Meter etwa 48,00 Euro im Jahr. Externe Dienstleister lagern Kartons gegen eine Monatsgebühr und berechnen jeden Abruf einzeln. In Ballungsräumen verschiebt sich der Vergleich zugunsten des Dienstleisters, weil Fläche teurer ist.

Die Fristen stehen in § 147 AO für steuerliche Unterlagen und in § 257 HGB für Handelsbücher. Je nach Belegart gelten sechs, acht oder zehn Jahre. Wer die Fristen kennt, plant Regalfläche genauer und vernichtet Papier erst nach Ablauf.

Digitale Belege dürfen im DMS aufbewahrt werden, wenn das Verfahren die GoBD einhält. Dann ersetzt die digitale Ablage das Papierarchiv. Steuerberater und Betriebsprüfer verlangen, dass jeder Beleg auffindbar bleibt. Ein unsortierter Keller erfüllt das nicht.

Beispielrechnung für 5.000 Belege im Jahr

Ein Handwerksbetrieb mit 5.000 Eingangsrechnungen lässt extern scannen und mietet ein DMS für 60,00 Euro netto im Monat. Die Tabelle zeigt die Jahreskosten.

Der Eigenbetrieb sieht so aus: Scanner für 500,00 Euro netto, dazu 30 Minuten pro Woche für Einscannen und Sortieren. Bei einem angenommenen Stundensatz von 30,00 Euro entstehen rund 780,00 Euro Arbeitszeit im Jahr. Auf drei Jahre gerechnet kommen etwa 167,00 Euro Gerätekosten pro Jahr hinzu.

Unter diesen Annahmen liegt der Eigenbetrieb bei rund 947,00 Euro netto und damit etwa 173,00 Euro unter der Dienstleistervariante. Dafür bindet er Personal und hat bei Ausfall keine Vertretung. Wer die Arbeitszeit nicht rechnet, schönt das Ergebnis.

Häufige Fragen

Was kostet das Scannen eines Belegs?

Dienstleister berechnen 0,03 bis 0,15 Euro netto je Beleg, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Preis sinkt mit der Stückzahl und steigt mit Sortier- und Nachbearbeitungsaufwand.

Wie viel kostet ein DMS pro Monat?

Kleine Cloud-Lösungen beginnen bei 20,00 Euro netto pro Monat. Systeme mit Workflow und Buchhaltungsanbindung kosten 80,00 bis 200,00 Euro netto. Einmallizenzen liegen einmalig im unteren dreistelligen Bereich.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Nach § 147 AO und § 257 HGB zwischen sechs und zehn Jahren, abhängig von der Unterlage. Bücher und Abschlüsse bleiben zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre.

Wann lohnt sich ein eigener Scanner?

Bei gleichbleibend hohem Volumen und vorhandenem Personal. Kleine Mengen mit hohem Sortieranteil laufen extern oft günstiger. Die Rechnung sollte Arbeitszeit immer enthalten.

Ersetzt das DMS das Papierarchiv?

Ja, wenn die digitale Ablage die GoBD einhält und die Fristen eingehalten werden. Dann darf Papier nach dem Scannen vernichtet werden, sofern keine andere Vorschrift das Original verlangt.