Rechnungen
Teil von Zahlungsabgleich automatisieren mit Bankanbindung oder manueller Prüfung im Vergleich
Zahlungsabgleich automatisieren mit Bankkonten und Regeln: Kontoinformationsdienst, § 14 UStG und Kostenbeispiel
Zahlungsabgleich automatisieren: Bankumsätze per Kontoinformationsdienst importieren, Regeln mit Rechnungsnummer nach § 14 UStG und ein Kostenbeispiel.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Bankumsätze kommen per Kontoinformationsdienst oder per Dateiimport ins Programm.
- Regeln kombinieren Empfänger, Verwendungszweck und Betrag, mindestens zwei Merkmale.
- Die Rechnungsnummer im Verwendungszweck macht die Zuordnung zum Beleg eindeutig.
- Die Restliste zeigt, welche Regel als Nächstes fehlt.
- Kostenbeispiel0 bis 30 Euro netto im Monat, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 0 bis 35,70 Euro brutto.
Wie kommen die Bankumsätze ins Programm?
Der Abgleich beginnt beim Bankumsatz, nicht beim Beleg. Ohne automatischen Import und Bankanbindung bleiben offene Posten liegen. Zwei Wege sind üblich: ein Zugriff über einen Kontoinformationsdienst oder ein Dateiimport aus dem Onlinebanking.
Ein Kontoinformationsdienst ist ein Online-Dienst zur Mitteilung konsolidierter Informationen über ein oder mehrere Zahlungskonten. Das Erbringen solcher Dienste hängt nicht von einem Vertrag zwischen Dienstleister und kontoführender Bank ab, wie das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz regelt.
Der Dateiimport ist der einfache Weg. Laden Sie die Umsätze als Datei aus dem Onlinebanking und spielen Sie sie ein. Für mehrere Konten lohnt sich die Anbindung. Eine Übersicht der Optionen zeigt Zahlungsabgleich automatisieren in Frankfurt.
Welche Regeln treffen wirklich?
Eine Regel besteht aus Bedingungen und einer Buchung. Als Bedingung taugen Empfänger, Verwendungszweck, Betrag und Währung. Kombinieren Sie mindestens zwei Merkmale, sonst greift die Regel zu breit. Ordnen Sie das Regelwerk nach Priorität: Spezielle Muster oben, allgemeine Begriffe unten.
| Bedingung | Buchung | Hinweis |
|---|---|---|
| Empfänger enthält Bürobedarf, Verwendungszweck enthält Rechnung | Konto Bürobedarf mit 19 Prozent Vorsteuer | Zwei Merkmale kombiniert |
| Empfänger ist ein bestimmter Lieferant | Konto des Lieferanten | Spezielles Muster steht oben |
| Verwendungszweck enthält Gebühr | Konto Bankgebühren | Betrag als dritte Bedingung ergänzen |
| Betrag und Währung weichen ab | Restliste | Manuell prüfen und Regel nachschärfen |
Achten Sie auf die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Nur dann lässt sich die Zahlung eindeutig einem Beleg zuordnen. Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die einmalig vergeben wird, wie § 14 UStG regelt.
Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung. Fehlt sie, hilft auch die beste Regel nicht. Mehr zu Ausnahmen und Nachweisen finden Sie unter Regeln, Ausnahmen und Prüfspuren.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Prüfen Sie, ob der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. Ist beides der Fall, ist der Umsatz steuerfrei, und es fällt keine Umsatzsteuer an.
Stellen Sie den Steuersatz in den Regeln gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung ein, damit das Programm nicht automatisch Vorsteuer bucht. Einen Überblick gibt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Klären Sie die Einstellung mit Ihrer Steuerberatung.
Was kostet die Einrichtung?
Das Beispiel enthält keine Anbieterpreise. Alle Werte sind Annahmen in Euro netto je Monat.
Baustein / Beispielwert netto je Monat
- Bankanbindung im Programm
- 0 bis 15 Euro
- zweites Konto oder Kreditkarte
- 0 bis 10 Euro
- Pflege der Regeln im Haus
- 0 bis 5 Euro
- Summe
- 0 bis 30 Euro
Rechnen Sie für jeden steuerpflichtigen Umsatz mit 19 Prozent der Bemessungsgrundlage als Steuer. Auf 30 Euro netto entfallen damit 5,70 Euro Umsatzsteuer, brutto sind es 35,70 Euro. Kanzleileistungen sind nicht enthalten. Welche Programme die Bankanbindung bieten, zeigen Rechnungsprogramme für kleine Betriebe.
Welche Fehlerquellen sind typisch?
Sammelabbuchungen bündeln viele Belege in einem Umsatz. Legen Sie dafür Splittbuchungen an oder eine eigene Regel je Marktplatz. Teilzahlungen und Skonto erzeugen Restbeträge. Erlauben Sie eine Toleranz von wenigen Cent, sonst bleibt jeder Rundungsrest offen.
Doppelte Buchungen entstehen, wenn Umsatzimport und manuelle Erfassung parallel laufen. Aktivieren Sie die Duplikatprüfung und halten Sie die Belege geordnet, zum Beispiel mit Belegverwaltung mit DMS oder Ordnerstruktur.
Prüfen Sie die Restliste jeden Monat. Bleibt mehr als jeder zehnte Umsatz manuell, fehlen Regeln, meist für Gebühren, Rückläufer oder Sammelabbuchungen. Notieren Sie jede manuelle Buchung, daraus entsteht die nächste Regel.
Häufige Fragen
Was ist besser, Kontoinformationsdienst oder Dateiimport?
Der Dateiimport ist einfach und braucht keine Freigabe, verlangt aber regelmäßige Handarbeit. Die Anbindung spart Zeit bei mehreren Konten. Testen Sie den Zugang, den Ihr Programm anbietet, und prüfen Sie, wie oft die Bank eine neue Zustimmung verlangt.
Welche Merkmale gehören in eine Kontierungsregel?
Empfänger und Verwendungszweck reichen meist aus, ergänzt um den Betrag. Kombinieren Sie zwei Merkmale, damit allgemeine Wörter keine Fehlbuchung auslösen, und ordnen Sie die Regeln nach Priorität.
Was kostet der automatisierte Zahlungsabgleich?
Im Beispiel 0 bis 30 Euro netto im Monat, mit 19 Prozent Umsatzsteuer bis zu 35,70 Euro brutto. Enthalten sind Import und Regelpflege, nicht die Kanzleileistung. Ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre Angebote.
